Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną. W lutym 2024 r. otrzymałem "spóźnioną" fakturę za usługę montażu systemu monitoringu, wystawioną pod koniec grudnia 2023 r. W którym roku koszt wynikający z tej faktury powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów (tj. w roku otrzymania faktury, czy jej wystawienia)?
| W sytuacji opisanej w pytaniu koszt wynikający z faktury otrzymanej z opóźnieniem powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów w 2023 r.
|
U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) metodą uproszczoną - w myśl art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF - koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF).
Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o PDOF (zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy).
W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przez biuro rachunkowe, zapisy w niej są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie m.in. dowodów księgowych przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 27 ust. 1 ww. rozporządzenia).
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których faktury są dostarczane podatnikom z opóźnieniem, np. po upływie kilku miesięcy od daty ich wystawienia (tj. po terminie zapłaty zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc/kwartał). Jeszcze jakiś czas temu rozliczenie takich faktur było dość kłopotliwe, gdyż organy podatkowe uznawały, że należy "cofać się" do zamkniętych podatkowo miesięcy i korygować koszty miesiąca, w którym faktura była wystawiona.
W celu wyeliminowania tego problemu oraz zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe Minister Finansów (dalej: MF) wydał interpretację ogólną z dnia 23 lutego 2023 r., nr DD2.8202.3.2022, w której stwierdził, że:
"(...) dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu, otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. (...)"
MF zastrzegł przy tym, że powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony.
W świetle powyższego podatnicy prowadzący PKPiR zasadniczo po otrzymaniu faktury kosztowej z opóźnieniem nie muszą już korygować zamkniętych miesięcy, tylko mogą ją ujmować w kosztach uzyskania przychodów na bieżąco, w dacie jej otrzymania. Przy czym musi się to "zamknąć" w obrębie danego roku podatkowego.
W sytuacji wskazanej w pytaniu faktura kosztowa, wystawiona w grudniu 2023 r., wpłynęła do podatnika w lutym 2024 r. W tym przypadku podatnik nie mógł zastosować "uproszczenia" wynikającego z ww. interpretacji ogólnej, dotyczącego ujmowania w kosztach uzyskania przychodów faktury otrzymanej z opóźnieniem w miesiącu jej otrzymania, lecz wydatek nią udokumentowany powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów 2023 r.
