Niepełne dane na fakturze - jak ująć koszt w PKPiR?

Podatnik prowadzi usługową działalność gospodarczą (PKPiR). Podczas składania zamówień na towary wykorzystywane w tej działalności (do świadczenia usług) zdarza mu się zapomnieć podać swój NIP, w związku z czym otrzymuje fakturę na dane firmy bez NIP-u. Czy taka faktura może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w księdze? Czy podatnik może ująć w PKPiR koszty dotyczące zakupu ww. towarów udokumentowane paragonem z NIP do kwoty 450 zł, będącym wydrukiem na kartce A4, a nie "klasycznym" paragonem?

Dowody będące podstawą zapisów w PKPiR

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; Dz. U. z 2019 r. poz. 2544, dalej: rozporządzenia w sprawie PKPiR). Dowodami księgowymi mogą być również inne dowody, wymienione w § 12 i § 13 ww. rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowodami, o których mowa w § 12 rozporządzenia w sprawie PKPiR, są m.in. dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, czy noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi. Piszemy o tym w dziale I pkt 4 tego dodatku.

Z kolei w § 13 ww. rozporządzenia określono, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone tzw. dowody wewnętrzne.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami. Paragonami lub dowodami kasowymi mogą być dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów. Przy czym taki dokument powinien zawierać datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu (z odpowiednim uzupełnieniem przez podatnika jego treści na odwrocie).

Faktura bez NIP nabywcy a możliwość ujęcia kosztu w podatkowej księdze

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Przy czym aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi być m.in. właściwie udokumentowany.

W przypadku podatników prowadzących PKPiR dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księdze są opisane wyżej dowody księgowe, w tym m.in. faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami. Stosownie do art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i NIP.

Brak na fakturze niektórych danych wymaganych odrębnymi przepisami, w opinii organów podatkowych, w uzasadnionych przypadkach nie wyklucza prawa podatnika do ujęcia danego wydatku - związanego z prowadzoną działalnością i poniesionego w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów - do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo Szef KAS w interpretacji zmieniającej z 28 lutego 2023 r., nr DOP3.8222.285.2020.HTCE stwierdził, że faktura, która nie zawiera daty jej wystawienia, może być ujęta w PKPiR. Organ podatkowy wyjaśnił:

"(...) przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Związek ten wykazać musi zarówno podatnik prowadzący księgi rachunkowe, jak i ten prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.

(...) Faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami jest jednym z dowodów księgowych mogącym stanowić podstawę ujęcia poniesionego kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (...)

Przy czym brak wskazania daty wystawienia faktury nie pozbawia jej skutków prawnych na gruncie przepisów ustawy VAT. Nie ma tym samym przeszkód, aby faktura VAT, która nie zawiera daty jej wystawienia, mogła być ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli na gruncie ustawy PIT określony wydatek kwalifikowany jest jako koszt uzyskania przychodów, to akt niższego rzędu, jakim jest rozporządzenie, nie może tego zmienić. (...)"

Podobnie Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 21 sierpnia 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.451.2023.3.AA zezwolił na ujęcie w kosztach uzyskania przychodów kosztu zakupu towaru od niemieckiego kontrahenta udokumentowanego fakturą VAT marża bez NIP nabywcy. Organ podatkowy zastrzegł jednocześnie, że to na podatniku spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku i powinien on mieć na względzie zasady prawidłowego wystawiania faktur oraz not korygujących, określone przepisami ustawy o VAT.

Paragon z NIP nabywcy

Jak już wskazaliśmy, dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w PKPiR jest m.in. faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami. Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, paragon z NIP nabywcy na kwotę należności nieprzekraczającą ogółem kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta jest określona w euro, jest uznawany za fakturę. Jest to tzw. faktura uproszczona, która traktowana jest jak "zwykła" faktura.

Oznacza to, że taki dokument jest uznawany za dowód księgowy, o którym mowa w § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie PKPiR, zatem może stanowić podstawę do ujęcia wydatku nim udokumentowanego w kosztach uzyskania przychodów w PKPiR. Wydruk takiego dokumentu na kartce A4 dla celów podatku dochodowego nie ma w tym przypadku znaczenia, jeśli został on sporządzony zgodnie z odrębnymi przepisami.