Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (metodą uproszczoną) w lutym 2024 r. otrzymał duplikat faktury (wystawiony w tym samym miesiącu) dotyczącej wstępnej opłaty leasingowej. Faktura pierwotna została wystawiona w dniu 3 września 2023 r., jednak nigdy nie dotarła do podatnika (w tym samym dniu został sporządzony dokument kompensaty, gdyż należność z tej faktury została uregulowana poprzez kompensatę). W którym roku ww. opłata powinna zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
| Naszym zdaniem opłata, o której mowa w pytaniu, udokumentowana duplikatem faktury, powinna obciążać koszty uzyskania przychodów 2023 r. (z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń).
|
Dokumentowanie kosztów w podatkowej księdze
W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) zasady dokumentowania wydatków określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544). W § 11 ust. 3 tego rozporządzenia zapisano, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne czy inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Jak widać, przepisy ww. rozporządzenia nie odnoszą się do duplikatu faktury. O takim dokumencie jest natomiast mowa w ustawie o VAT. Z art. 106l ust. 1 pkt 1 lit. a) tej ustawy wynika, że duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie.
Dzień poniesienia kosztu w podatkowej księdze
Kosztami uzyskania przychodów, w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Podatnicy prowadzący PKPiR metodą uproszczoną koszty uzyskania przychodów potrącają tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF). Za dzień poniesienia kosztu u ww. podatników uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF).
Ewidencja kosztu na podstawie duplikatu faktury w PKPiR
W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której podatnik nie otrzyma faktury pierwotnej np. z powodu jej zaginięcia. Jeśli na tę okoliczność zostanie wystawiony duplikat faktury, to może on stanowić podstawę ujęcia kosztu w księdze.
Nieco problematyczny jest natomiast moment ujęcia duplikatu faktury w kosztach uzyskania przychodów. Przepisy rozporządzenia w sprawie PKPiR nie odnoszą się do takiej sytuacji. Uważamy, że w takim przypadku duplikat faktury powinien być odniesiony do okresu wystawienia faktury pierwotnej. Duplikat faktury nie został bowiem wystawiony na okoliczność nowego zdarzenia gospodarczego, lecz potwierdza zdarzenie, do którego odnosi się faktura pierwotna.
Zatem naszym zdaniem, w sytuacji opisanej w pytaniu, opłata (wstępna) dotycząca umowy leasingu, spełniająca definicję kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, udokumentowana duplikatem faktury, powinna zostać ujęta w ww. kosztach 2023 r.
Ograniczenie kosztów uzyskania przychodów
Uzupełniająco dodajmy, że jeśli przedmiotem umowy leasingu jest samochód osobowy, wówczas należy pamiętać o ograniczeniu "kosztowym" zapisanym w art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PDOF. Z przepisu tego wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów opłat wynikających m.in. z umowy leasingu, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł (225.000 zł w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym/pojazdem napędzanym wodorem) pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Kwota ta obejmuje także VAT, który zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.
Powyższe ograniczenie stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego (limit ten dotyczy więc m.in. opłaty wstępnej).
