» Zasady wystawiania noty korygującej
W myśl art. 106k ust. 1, nabywca towaru lub usługi, który otrzyma fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Notą korygującą nie można jednak poprawić danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, dla których wystawia się faktury korygujące.
Zatem ogólnie można przyjąć, iż notą korygującą poprawia się wszystkie drobne błędy w fakturze, w stosunku do których nie ma konieczności wystawiania faktury korygującej. Są to głównie dane stron transakcji. Błędy poprawiane notą korygującą nie wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego.
W art. 106k ust. 3 określono, iż nota korygująca zawierać powinna następujące elementy:
1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
2) numer kolejny i datę jej wystawienia;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej;
4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Należy zaznaczyć, iż przepis art. 106k ust. 2 ustawy nakazuje, aby nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę faktury. Zarówno termin, jak i forma tej akceptacji jest dowolna.
Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór noty korygującej.
» Brak otrzymania akceptacji noty korygującej a prawo do odliczenia VAT
Jako czynny podatnik VAT otrzymałem od sprzedawcy fakturę, w której wskazano błędny NIP mojej firmy. Wystawiłem notę korygującą, poprawiając zaistniały błąd, i wysłałem ją pocztą do sprzedawcy (wystawcy faktury). Nie otrzymałem jednak akceptacji noty. Czy pomimo braku otrzymania potwierdzonej noty korygującej mogę odliczyć VAT z takiej faktury?
Z pytania wynika, że Czytelnik będący nabywcą towaru otrzymał od sprzedawcy fakturę zawierającą błędny NIP jego firmy i wystawił w tym celu notę korygującą. Powstały zatem wątpliwości, czy może on odliczyć VAT z takiej faktury, mimo iż nie otrzymał jeszcze akceptacji noty korygującej.
Co do zasady, prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje podatnikowi w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
Z kolei podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury dokumentujące zakupy towarów lub usług, zaś kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub fakturach potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) i b) ustawy).
Zdaniem organów podatkowych w określonych sytuacjach podatnicy mają prawo do odliczenia VAT z faktury zawierającej błędny NIP, mimo iż nie otrzymali jeszcze akceptacji noty korygującej ten błąd. Odliczenie podatku VAT przysługuje pod warunkiem istnienia związku zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Tak uznał przykładowo Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych z dnia 21 stycznia 2022 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.901.2021.1.MWJ czy z dnia 27 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.931.2022.1.WN.
W tej ostatniej czytamy: "(...) w sytuacji, gdy faktury zawierają jedynie błędny Państwa numer NIP i jeżeli na podstawie posiadanych faktur jest możliwa identyfikacja Państwa jako nabywcy, to mają Państwo prawo do odliczenia z tych faktur podatku naliczonego związanego wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi spółki, pomimo braku otrzymania potwierdzonej noty korygującej. Prawo do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur przysługuje na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z uwzględnieniem ograniczeń określonych w art. 86a ustawy. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy (...)".
W świetle powołanych interpretacji indywidualnych, jeżeli faktura zawiera błędny NIP nabywcy, ale dokumentuje faktyczną transakcję, to Czytelnik ma prawo do odliczenia VAT z takiej faktury, pod warunkiem istnienia związku zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych i brakiem przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT (tj. m.in. gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona z VAT).
» Nota korygująca wystawiona w formie elektronicznej
Otrzymałam fakturę w formie elektronicznej, na której jest błąd w naszym NIP. Czy błąd ten mogę skorygować notą korygującą wystawioną również w formie elektronicznej?
Fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest z kolei faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Przy czym faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obecnie także na zasadzie dobrowolności podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same, jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej.
Jeżeli faktura w formie elektronicznej, która dotarła do podatnika (nabywcy), zawiera błędy (np. błąd w NIP nabywcy), powinna zostać poprawiona. Jednym ze sposobów poprawienia danych w fakturze jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę towaru czy usługi, na podstawie art. 106k ustawy o VAT. Notą korygującą można poprawić pomyłki na fakturze, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli m.in. miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, stawki podatku, kwoty należności ogółem.
Przypomnijmy, iż nie ma konieczności wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez niego w formie pisemnej. Przepis art. 106k ust. 2 ustawy nakazuje jedynie, aby nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę faktury. Zarówno termin, jak i forma tej akceptacji jest dowolna.
W związku z tym nie ma przeszkód, aby nabywca wystawił i przesłał sprzedającemu notę korygującą w formie elektronicznej (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 czerwca 2013 r., nr IBPP4/443-115/13/PK).
W opisanej sytuacji podatnik (nabywca) może więc wystawić notę korygującą w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności i integralności treści wystawionej i przesłanej w taki sposób noty korygującej.
» Korekta całkowitych danych nabywcy
Jestem czynnym podatnikiem VAT. Kupiłem towar od polskiego kontrahenta. Na otrzymanej fakturze wskazane zostały dane zupełnie innego, nieznanego mi podmiotu. Wszystkie pozostałe dane na fakturze, tj. przedmiot, ilość towaru oraz wartość transakcji są prawidłowe. Czy taką fakturę mogę skorygować notą korygującą, aby wskazać swoje dane jako nabywcy?
Ustawodawca przewidział dwa sposoby korygowania błędów w fakturach - poprzez wystawienie faktury korygującej (przez sprzedawcę) bądź noty korygującej (przez nabywcę).
Aktualnie, zdaniem organów podatkowych, możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy jedynie pomyłek dotyczących danych konkretnego nabywcy, takich jak np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym, czy też w oznaczeniu towaru lub usługi. Podkreślają, że wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do zmiany podmiotu umowy sprzedaży. Zatem, w przypadku gdy na fakturze błędnie został wskazany nabywca, nie jest dopuszczalna korekta notą korygującą. Jedynym sposobem naprawienia tego typu błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor KIS m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 22 sierpnia 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.234.2022.2.PRM.
Jeżeli więc na fakturze błędnie został wskazany nabywca, to nie jest dopuszczalna korekta notą korygującą. Możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy bowiem pomyłek dotyczących danych konkretnego nabywcy, takich jak np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym, czy też w oznaczeniu towaru lub usługi. W związku z powyższym Czytelnik (nabywca) nie może skorygować danych nabywcy poprzez wystawienie noty korygującej, gdy faktura została wystawiona na inny podmiot.
