» Spełnienie przesłanek umożliwiających anulowanie faktury
W ustawie o VAT oraz w przepisach rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, brak jest regulacji, które odnosiłyby się do anulowania faktur. Z tym, że ugruntowana linia orzecznicza organów podatkowych dopuszcza tego typu rozwiązanie, ale tylko wyjątkowo - w określonych przypadkach. Zatem zdaniem organów podatkowych:
- w drodze wyjątku dopuszczalne jest anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie;
- anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego;
- anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
Powyższe przykładowo potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 czerwca 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.282.2023.2.AMA. Czytamy w niej: "(...) Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. (...) anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek:
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
- faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną (podkreślenie redakcji) (...)".
Jednocześnie organ podatkowy w interpretacji indywidualnej z dnia 17 maja 2022 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.178.2022.1.JSZ wskazał, że niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy:
- faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta,
- faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź
- faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur - oryginał i kopię - a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), oraz
- nie doszło do zrealizowania transakcji.
Kwestia faktur, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawione faktury wróciły do podatnika i nie zostały ujęte w ewidencjach kontrahenta) była rozpatrywana przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 października 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.360.2022.1.JK. W jego ocenie: "(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawione faktury wróciły do Nadleśnictwa i nie zostały ujęte w ewidencjach kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci »ponownego« wykonania usługi, to Nadleśnictwo będzie miało prawo do anulowania tych faktur, poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej (...)".
Z kolei WSA w Łodzi w nieprawomocnym wyroku z dnia 27 września 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 575/23 stwierdził wbrew przekonaniu skarżącej, że w polskim systemie prawnym nie występuje instytucja anulowania faktur w sytuacji wydania ich nabywcy usługi czy towaru. W takim przypadku jedyną formą »wycofania« wadliwie wystawionej faktury VAT jest jej korekta w trybie i na warunkach określonych w ustawie o VAT.
Podatnicy aktualnie mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
MF w pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF (znajdujących się na stronie internetowe: https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/) w odniesieniu do możliwości anulowania faktury odrzuconej w KSeF wyjaśniło, że: "(...) Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację (...)".
W tym miejscu należy wyjaśnić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 1 oraz ust. 3 ustawy o VAT). Powyższe oznacza, że faktura taka weszła do obrotu prawnego (mając na uwadze, że faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną).
W związku z powyższym należy wywnioskować, że anulowanie wystawionych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) nie znajduje zastosowania w KSeF. W takiej sytuacji przyjmujemy bowiem, że e-faktura weszła do obrotu prawnego. Zatem formą "wycofania" pomyłkowo wystawionej faktury jest jej korekta przez dostawcę/usługodawcę w trybie i na warunkach określonych w ustawie o VAT.
» Anulowanie wystawionych faktur z powodu zmiany ceny lub ilości towaru
W przypadku gdy na fakturze wystąpiła pomyłka w cenie lub ilości dostarczonego towaru wystawiam kontrahentom faktury korygujące. Obecnie kontrahent zażądał anulowania uprzednio wystawionej faktury. Czy mam prawo anulować taką fakturę?
Przepisy ustawy o VAT ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.
W praktyce dopuszczalne jest jednak anulowanie faktury, polegające na przekreśleniu oznaczenia oryginał/kopia faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Istotnym jest, że anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 sierpnia 2021 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.380.2021.2.PRM wyraźnie wskazał, że: "(...) anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym wystawca faktury powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych (...)".
W rozpatrywanej sprawie dostawa produktów została dokonana i potwierdzona odpowiednim dokumentem dostawy. Pierwotna faktura została odebrana przez kontrahenta i podatnik dokonał jej rozliczenia w odpowiednich ewidencjach VAT. Ostatecznie organ podatkowy uznał, że: "(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturą, która została wprowadzona do obiegu prawnego (wystawiona faktura została odebrana przez kontrahenta) oraz dokumentuje ona faktycznie wykonane zdarzenie gospodarcze w postaci dostawy towaru, to Wnioskodawca nie będzie miał prawa do anulowania takiej faktury (podkreślenie redakcji) (...)".
W tej samej interpretacji Dyrektor KIS wyjaśnił, że dokonanie korekty faktury jest możliwe (m.in. z tytułu zmiany ceny lub ilości dostarczonego towaru) jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi). Taka faktura nie wywołuje bowiem skutków prawnych.
Ciekawą interpretacją jest również interpretacja indywidualna z dnia 21 stycznia 2021 r., nr 0461-ITPP1.4512.961.2016.6.MP (wydana po ponownym rozpatrzeniu sprawy w związku z wyrokiem NSA z dnia 21 lutego 2020 r., sygn. akt I FSK 1858/17). Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że podatnik nie posiada oryginałów faktur, dokumentujących poszczególne etapy zamówienia. Współpracownik kontrahenta, który przyznał się do sfałszowania dokumentu zamówienia oraz dołączonej specyfikacji, nie zwrócił spółce wspomnianych faktur. Czytamy w niej: "(...) należy uznać, że przedmiotowe faktury zostały wprowadzone do obrotu i nie ma tu znaczenia fakt, że wspomnianych faktur nie posiada kontrahent Wnioskodawcy, lecz nieuczciwy Współpracownik, który jak się okazało nie miał uprawnień do działania na rzecz (...). Na powstanie obowiązku podatkowego nie ma wpływu fakt, że faktury trafiły do podmiotu, który jak wynika z okoliczności sprawy - nie ma nic wspólnego z opisaną transakcją.
(...) w sytuacji gdy faktury będące przedmiotem wniosku zostały sporządzone, wprowadzone do obiegu i nadal pozostają w obrocie gospodarczym, to Wnioskodawca nie ma możliwości anulowania powyższych faktur, wystawionych w związku z realizacją poszczególnych etapów opisanego zamówienia. Wnioskodawca nie ma tym samym prawa do skorygowania podstawy opodatkowania oraz należnego podatku VAT (...)".
Reasumując, jeżeli pierwotna faktura została wystawiona i wprowadzona do obrotu prawnego (została przekazana adresatowi), wówczas Czytelnik nie ma prawa do jej anulowania. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą.
