W marcu 2024 r. spółka dokonała sprzedaży towarów, co potwierdza faktura wystawiona w tym miesiącu (faktura wystawiona poza KSeF). Podatek należny z tytułu ww. sprzedaży został uwzględniony w JPK_V7M. Następnie w maju 2024 r. towary z uwagi na ich wadliwość zostały zwrócone przez nabywcę (czynnego podatnika VAT). Reklamacja zgodnie z ustaleniami telefonicznymi została przyjęta przez sprzedawcę w tym samym miesiącu. Z tego tytułu spółka wystawiła w czerwcu 2024 r. fakturę korygującą. W rozliczeniu, za który miesiąc spółka powinna dokonać korekty podatku należnego in minus?
Jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. dokumentacji, z której wynika, że nabywca wie, iż doszło lub wie, w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia) oraz dokumentacji, z której wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego (tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego), obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik dokumentację tę uzyskał. Zasady te reguluje art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT.
W objaśnieniach podatkowych MF z dnia 23 kwietnia 2021 r. dotyczących pakietu rozwiązań "Slim VAT" oraz wybranych rozwiązań doprecyzowujących niektóre konstrukcje VAT czytamy: "(...) podatnik nie dokona obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dopóki nie wystawi faktury korygującej oraz nie spełni pozostałych warunków (podkreślenie redakcji) (...)".
Dodatkowo podkreślono w nich, że w przypadku ustaleń ustnych (telefonicznych) kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie ustnych uzgodnień warunków korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego. Jako przykład takiej dokumentacji wymieniono zapis takiej rozmowy na nośniku danych. Przy czym wyjaśniono, że dopuszczalne są również inne formy dokumentacji.
Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 kwietnia 2022 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.861.2021.2.MŻ, który wyjaśnił, że:
"(...) Na gruncie znowelizowanych przepisów dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) mogą być również ustalenia ustne (telefoniczne). Nie można wykluczyć, że strony w ramach swobody kształtowania zasad współpracy, będą dążyły do zminimalizowania formalności w zakresie uzgodnienia i spełnienia warunków. Dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) może być również domniemana akceptacja uzgodnienia warunków transakcji. W części przypadków, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami należy uznać wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy. Podatkowa rola faktury nie jest bowiem jedyną przypisywaną temu dokumentowi - pełni ona również informacyjną funkcję gospodarczą. W przypadku braku wcześniejszych kontaktów (innej formy uzgodnień) w celu potwierdzenia obniżenia wartości podstawy opodatkowania wysłana faktura korygująca może, przy zachowaniu niżej opisanych wymogów pełnić rolę dokumentu potwierdzającego podjęcie próby uzgodnienia warunków (gotowość sprzedawcy do obniżenia podstawy opodatkowania) (podkreślenie redakcji) (...)".
Zdaniem redakcji w sytuacji opisanej przez Czytelnika za moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania należy uznać moment ustaleń telefonicznych (czyli maj 2024 r.) - pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie ustnych uzgodnień warunków korekty. Natomiast spełnieniem warunków do obniżenia podstawy opodatkowania jest moment uznania przez dostawcę reklamacji. Przy czym należy pamiętać, że spółka powinna posiadać dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu towarów, np. protokół dokonania zwrotu towarów lub inne dokumenty potwierdzające ten zwrot.
W konsekwencji spółka (sprzedawca) powinna dokonać obniżenia podstawy opodatkowania VAT i podatku należnego z tytułu zwrotu towarów w rozliczeniu JPK_V7M składanym za maj 2024 r., ponieważ w tym okresie została wystawiona faktura korygująca in minus i do tego czasu zostały spełnione wszystkie warunki określone w ustawie o VAT.
