Aktywowanie kosztów dotyczących przyszłych okresów

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości). Wśród kosztów, które mogą podlegać czynnym rozliczeniom międzyokresowym można wymienić opłacone z góry w danym roku: czynsze, opłaty za najem, dzierżawę, ubezpieczenia majątkowe i komunikacyjne, prenumeraty czasopism, opłaty za serwisy internetowe, podatki od środków transportowych i od nieruchomości.

W księgach rachunkowych koszty zaliczone do czynnych rozliczeń międzyokresowych ewidencjonuje się w pierwszym etapie na kontach kosztów rodzajowych. Dokonuje się tego w oparciu o dowody źródłowe, np. faktury, polisy. W kolejnym etapie koszty te przenosi się za pośrednictwem konta 49 "Rozliczenie kosztów" na konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Przy tym sposobie ewidencji, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat metodą porównawczą, zmiana stanu konta 64-0 jest uwzględniana w zmianie stanu produktów. Trzeba mieć na uwadze, że w odniesieniu do kosztów podlegających rozliczeniu w czasie, których kwota z punktu widzenia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego nie jest dla jednostki istotna, można zastosować uproszczenie na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W takiej sytuacji część kosztu dotyczącą roku bieżącego odnosi się w koszty bilansowe jednorazowo - w momencie ich poniesienia (tj. bez rozliczania w czasie co miesiąc), natomiast część kosztów dotyczącą roku następnego ujmuje się na koncie 64-0 lub 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe" i odnosi w koszty bilansowe w pierwszym miesiącu nowego roku obrotowego.

Przykład

I. Założenia:

1. W styczniu 20XX r. jednostka opłaciła czynsz najmu pomieszczeń biurowych, przeznaczonych na cele podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Opłacony czynsz dotyczył całego 20XX r. i wyniósł: 30.000 zł (plus VAT: 6.900 zł).
2. Jednostka rozlicza czynsz z tytułu najmu za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, ujmując wstępnie koszty na kontach kosztów rodzajowych, a następnie 1/12 czynszu odnosząc w koszty okresu, którego dotyczy (tj. 30.000 zł : 12 m-cy = 2.500 zł) na konto w zespole 5.
3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5. W przykładzie przedstawiono rozliczenie kosztu w czasie dla jednego miesiąca (tu: stycznia 20XX r.).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jednostki, które ewidencjonują koszty tylko na kontach zespołu 4 lub na kontach zespołu 4 i 5, mogą zastosować inne rozwiązanie ewidencyjne. Polega ono na tym, że koszty przewidziane do rozliczenia w czasie ujmuje się wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, tj. z pominięciem kont 40 i 49. Jednak przy tym sposobie ewidencji, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, zmiana stanu konta 64-0 nie jest uwzględniana w zmianie stanu produktów. Decyzję, co do sposobu ewidencji i rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje ją w zasadach (polityce) rachunkowości.

Przykład

I. Założenia:

1. Przedsiębiorca rozpoczynający w styczniu 20XX r. działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zawarł w tym miesiącu polisę ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością na okres 12 miesięcy. Koszt polisy wynosi: 1.200 zł. Przedsiębiorca uregulował całość zobowiązania wobec firmy ubezpieczeniowej.
2. Koszt polisy przedsiębiorca rozlicza za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych. Koszty przewidziane do rozliczenia w czasie ujmuje wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0. Miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynosi: 1.200 zł : 12 m-cy = 100 zł.
3. Ewidencję kosztów przedsiębiorca prowadzi na kontach zespołu 4 i 5. W przykładzie przedstawiono rozliczenie kosztu w czasie dla jednego miesiąca (tu: stycznia 20XX r.).

II. Dekretacja:

III. Księgowania: