Zasada istotności została określona w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niej, że określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. O zasadzie ostrożności mowa jest w art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zasada ta nakazuje wyceniać zasoby majątkowe jednostki i źródła ich pochodzenia, tak aby nie spowodować zniekształcenia wyniku finansowego.
Zasadę istotności stosuje się z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który wprowadza możliwość stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Co więcej, nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne (por. art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości).
Wszystkie uproszczenia, które jednostka przyjęła do stosowania, powinny być zatem rozpatrywane z uwzględnieniem zasady istotności. Warunkiem stosowania uproszczeń jest bowiem to, aby wywołane nimi pominięcia bądź zniekształcenia, ani pojedynczo, ani łącznie, nie były istotne i nie mogły wprowadzać użytkowników sprawozdań finansowych w błąd. Ocena, czy skutki stosowania uproszczeń są dla jednostki istotne, czy nieistotne, należy do samej jednostki. Należy pamiętać, że stosowane przez daną jednostkę uproszczenia powinny wynikać z przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. Stosując uproszczenia należy pamiętać także o obowiązującej w rachunkowości zasadzie ciągłości, określonej w art. 5 ustawy o rachunkowości, która nakłada na jednostki obowiązek stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (w tym w zakresie stosowanych uproszczeń) w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
Każda jednostka powinna we własnym zakresie ustalić progi istotności na zasadzie szacunkowej i opisać je w zasadach (polityce) rachunkowości. W ustawie o rachunkowości nie określono bowiem takich progów. Ustawa nie wskazuje również, kiedy można uznać, że zastosowane uproszczenie ma ujemny wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych oraz na sporządzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe. Krajowe Standardy Rachunkowości, jak i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości również nie wskazują wprost, jakie wielkości są istotne dla celów bilansowych.
Wyboru w zakresie parametrów decydujących o ustaleniu poziomu istotności w jednostce powinien dokonać kierownik jednostki i wskazać w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. Doboru parametrów oraz ich poziomu należy dokonać w taki sposób, aby jak najbardziej miarodajnie pasowały one do specyfiki danej jednostki.
Próg istotności określa się zazwyczaj kwotowo lub procentowo. Wyznaczenie kwotowego progu istotności wiąże się z określeniem kwoty, poniżej której dane zdarzenie ewidencjonowane jest w księgach rachunkowych w sposób uproszczony. W taki sposób wyznacza się np. dolną granicę wartości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując z reguły kwotę analogiczną jak w przepisach podatkowych, tzn. 10.000 zł. Natomiast procentowy próg istotności dotyczy poszczególnych kategorii bilansu i rachunku zysków i strat, takich jak np. suma bilansowa, suma aktywów netto, czy przychody ze sprzedaży. Biorąc pod uwagę dane kryteria do wyznaczenia poziomów istotności (np. suma bilansowa, przychody ze sprzedaży) jednostka musi pamiętać, aby wyłączyć z wybranego kryterium zdarzenia jednorazowe, nietypowe dla jednostki, a mogące znacząco wpłynąć na określoną istotność. Przy ustalaniu progu istotności w literaturze przyjmuje się przykładowo następujące kryteria:
- 0,5%-1% sumy bilansowej lub
- 5%-10% wyniku działalności gospodarczej brutto, lub
- 1%-2% kapitałów własnych, lub
- 0,5%-1% przychodów ze sprzedaży.
Trzeba pamiętać, by wyłączyć z wybranego kryterium zdarzenia jednorazowe, nietypowe dla jednostki, a mogące znacząco wpłynąć na określoną istotność.
Warto także dodać, że według Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) istotność określa (mierzy) się w stosunku procentowym do wyniku finansowego brutto (3%-7%), przychodów (1%-3%) i sumy bilansowej (1%-3%). Należy pamiętać, że wartości progowe mogą być jednakowe dla ogółu zdarzeń gospodarczych, albo też mogą odnosić się do wybranych pozycji szczegółowych. Wielkości niższe od ustalonego progu, rozpatrywane łącznie za cały rok - a nie każda z osobna - mogą być uznane za nieistotne. Progi istotności uwzględnia się nie tylko przy stosowaniu uproszczeń, ale także przy kwalifikowaniu zdarzeń po dniu bilansowym oraz popełnionych błędów na istotne i nieistotne. Od istotności zależy bowiem ich ujęcie w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym. Ustalając próg istotności uwzględnia się dane roku, którego dotyczy sprawozdanie.
