Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców zasadniczo jest przeprowadzana na zasadach określonych w ustawie Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.), natomiast w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się w odniesieniu do kontroli przepisy ustaw szczególnych. Organy kontroli mają obowiązek stosowania przepisów rozdziału 5 Prawa przedsiębiorców, z których wynikają określone standardy kontrolowania, a w dalszej kolejności również przepisów ustaw szczególnych.
Zasady wszczęcia kontroli
Organ kontrolny przed przystąpieniem do wykonywania swoich czynności jest zobowiązany zawiadomić o tym przedsiębiorcę. Zawiadomienie musi zawierać:
- oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę,
- datę i miejsce wystawienia dokumentu,
- oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana,
- wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,
- imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.
Kontrola jest wszczynana nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie rozpoczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wówczas wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Jednak czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów mogą być wykonywane przed upływem terminu 7 dni. W takiej sytuacji zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli może być doręczone przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej, a w razie nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej zawiadomienie może być doręczone zarządzającemu w imieniu przedsiębiorcy zakładem lub inną wyodrębnioną częścią przedsiębiorstwa lub kierownikowi wyodrębnionej komórki organizacyjnej przedsiębiorstwa. Poza tym na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
Brak zawiadomienia o kontroli
Od obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o kontroli istnieje szereg wyjątków. Organ nie musi dokonywać zawiadomienia m.in. w przypadku, gdy:
- kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej,
- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, dotyczącego m.in. praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów,
- kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej,
- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione,
- kontrola dotyczy przypadków określonych w art. 282c Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.),
- kontrola jest przeprowadzana wyłącznie w celu sprawdzenia wykonania wezwania, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązania, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikacji powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub ust. 6 Prawa przedsiębiorców.
Pełny katalog sytuacji, kiedy inspektorzy bez zapowiedzi mogą przystąpić do kontroli w firmie, jest zawarty w art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców.
Obecność przedsiębiorcy
Zasadniczo czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Prawo przedsiębiorców przewiduje sytuacje, gdy kontrola może odbyć się bez obecności kontrolowanego, np. gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. Jednocześnie jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest pisemne wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności (art. 50 ust. 3 Prawa przedsiębiorców). Przy czym pisemne wskazanie takiej osoby nie jest bezwzględnie wymagane, gdyż umocowanie dla takiej osoby może wynikać również z upoważnienia udzielonego ustnie do protokołu kontroli, a nawet z czynności faktycznej (tj. polecenie pracownikowi asystowania przy czynnościach kontrolnych). Osobą upoważnioną może być też osoba legitymująca się ważnym pełnomocnictwem (ogólnym, rodzajowym, szczególnym - do udziału w kontroli). W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej albo niewykonania przez przedsiębiorcę obowiązku wskazania takiej osoby, czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności:
- innego pracownika przedsiębiorcy lub osoby zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę, o której mowa w art. 97 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.), lub
- przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
W orzecznictwie przyjmuje się, iż choroba i zwolnienie lekarskie upoważnionej osoby nie zwalniają przedsiębiorcy z obowiązku poddania się kontroli. Ma on obowiązek takiego zorganizowania pracy firmy, aby kontrola mogła się odbyć w określonym terminie bądź też wykazać, że stan zdrowia osoby upoważnionej rzeczywiście uniemożliwia nie tylko jej obecność w siedzibie przedsiębiorstwa w dniu kontroli, ale także zawiadomienie o tym fakcie organu (por. m.in. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 18 maja 2017 r., sygn. akt II SA/Go 160/17).
Czynności kontrolne powinny być prowadzone w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Kontrolerom należy zapewnić warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności:
- swobodny wstęp i poruszanie się po terenie podmiotu kontrolowanego,
- w miarę możliwości samodzielne zamykane pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli.
Inspektorzy swoje czynności powinni wykonywać w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, wówczas konieczność podjęcia takich czynności musi zostać uzasadniona w protokole kontroli.
Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Dopuszczalne jest przeprowadzenie ich w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.
Czas trwania kontroli
Jeśli chodzi o kwestię czasu trwania kontroli, to zasadniczo czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest ograniczony. W przypadku mikroprzedsiębiorców limit wynosi 12 dni, u małych przedsiębiorców - 18 dni, u średnich przedsiębiorców - 24 dni, a u pozostałych - 48 dni. Jednak ustawodawca przewidział katalog sytuacji, gdy limity te nie znajdują zastosowania. Przykładowo ograniczenie czasu kontroli nie dotyczy przypadku, gdy jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.
Prawo przedsiębiorców przewiduje możliwość przedłużenia czasu trwania kontroli. Jest ono możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. W takiej sytuacji czas trwania kontroli nie może spowodować przekroczenia odpowiednio dwukrotności podstawowych limitów czasu kontroli.
