Kategorie danych osobowych przetwarzanych w stosunkach pracy

W stosunkach pracy są przetwarzane zarówno dane zwykłe, jak i dane szczególnych kategorii. Przez dane szczególnych kategorii, zgodnie z art. 9 RODO, uznajemy bowiem dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej danej osoby. Dział kadr ma wiedzę o stanie zdrowia czy niepełnosprawności, o przynależności związkowej, a czasem również o orientacji seksualnej danej osoby, gdyż w przypadku wielu benefitów może z nich korzystać nie tylko pracownik, ale również jego partner, czy partnerka.

Oceniając pracowników z punktu widzenia dostępu przez nich do danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę, należy ich podzielić na 3 kategorie:

• pracowników, którzy nie mają w ogóle dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę - pracownicy produkcji, pracownicy gospodarczy, osoby zajmujące się sprzątaniem pomieszczeń pracodawcy itp.,
• pracowników, którzy mają dostęp jedynie do danych zwykłych - pracownicy działów recepcji, finansów, marketingu, sprzedaży itp.,
• pracowników mających dostęp do danych zwykłych oraz szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, do których zaliczymy głównie pracowników działów HR, czy bhp oraz ewentualnie kadrę managerską.

Dostęp do danych i rodzaj danych przetwarzanych przez danego pracownika ma wpływ na to, czy musi on posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz czy ma być ono pisemne i jaki powinno mieć zakres przedmiotowy. W przypadku danych zwykłych procedura nadawania upoważnień jest mniej sformalizowana i nie jest wymaga forma pisemna, którą narzucają z kolei regulacje Kodeksu pracy w przypadku danych szczególnych kategorii.