Dane gromadzone od kandydata do pracy

W przypadku kandydatów do pracy (osób ubiegających się o zatrudnienie), zgodnie z art. 22¹ § 1 K.p., pracodawca może żądać podania jedynie danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg zatrudnienia (także umowy cywilne - por. str. 13 niniejszego dodatku).

Przy czym pracodawca żąda danych z pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Wśród powyższych danych nie ma dwóch głównych danych, którymi pracodawcy posługują się w celu identyfikacji pracownika, a więc numeru PESEL oraz adresu jego zamieszkania. Co do zasady kandydat na pracownika powinien być zatem identyfikowany za pomocą daty urodzenia. Ewentualnie można dodatkowo wykorzystać numer identyfikacyjny nadany mu w systemie kadrowo-płacowym.

Uwaga! W ramach procesu rekrutacji pracodawca ma oczywiście prawo wylegitymować kandydata do pracy w celu zweryfikowania jego tożsamości, co nie daje mu jednak prawa do kopiowania dowodu osobistego, czy spisania z niego jakichkolwiek dodatkowych danych osobowych. Dowód powinien być okazany w dwóch celach - aby zweryfikować imię i nazwisko oraz datę urodzenia kandydata do pracy oraz dodatkowo, aby stwierdzić, że osoba, z którą jest prowadzona rozmowa kwalifikacyjna jest tą, za którą się podaje.

Kolejne dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy to "dane kontaktowe wskazane przez tę osobę", a więc w tym zakresie pracodawca nie może wprost zażądać adresu e-mail oraz adresu zamieszkania, gdyż decyzję w tej sprawie podejmuje osoba zatrudniana, co wyraźnie wynika z treści przepisu Kodeksu pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby zasugerować pracownikowi, jakie może podać dane kontaktowe, o ile będzie wiele możliwości wyboru. Przykładowo w kwestionariuszu dla kandydata do pracy można wskazać kilka danych kontaktowych do wyboru i poprosić o wybranie dwóch z listy np.:

• numeru telefon komórkowego,
• adresu e-mail,
• adresu do korespondencji,
• skrytki pocztowej,
• innego kontaktu.

Ważne: Pracodawca, który uzyskał w ww. sposób dane takie jak prywatny numer telefonu, czy adres e-mail pracownika, może się nimi posługiwać tylko w związku z przeprowadzeniem rekrutacji i dokończeniem procesu zatrudnienia pracownika, a następnie w trakcie zatrudnienia pracownika nie może już z nich korzystać, a gdy jest taka potrzeba, powinien uzyskać zgodę pracownika na wykorzystanie takich danych w innych procesach przetwarzania danych osobowych niż proces rekrutacyjny.

Stanowisko spójne w powyższym zakresie reprezentują zarówno MRPiPS, jak i UODO.

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 9 sierpnia 2019 r., pracodawca pozyskuje określone prawem dane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko w celu przeprowadzenia rekrutacji, co oznacza, że takie informacje, jeśli nie są niezbędne do nawiązania stosunku pracy, mogą być przetwarzane w trakcie zatrudnienia wyłącznie za zgodą pracownika. Resort wskazał, że taka sytuacja dotyczy np. prywatnego numeru telefonu udostępnionego przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.

Analogiczne stanowisko zajął UODO w wyjaśnieniach zamieszczonych na stronie internetowej http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1189,0,19933,wybrane-stanowiska-uodo.html (wyjaśnienia z 17.8.2020 r.) przyjmując, że pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi do pracownika, pozyskanymi podczas rekrutacji, takimi jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer telefonu, nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych z pracownikiem bez jego zgody. UODO wskazał, że aby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe, które pozyskał podczas rekrutacji, musi uzyskać na to pisemną zgodę pracownika, określającą zasady kontaktu. Urząd podkreślił, że pozyskując dane, o których mowa w art. 22¹ § 1 K.p., pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby naboru, a zatem na nowy cel przetwarzania danych pracownika musi on pozyskać zgodę zatrudnionego. UODO wskazał następnie, że inna sytuacja powstaje wówczas, gdy zgodnie z art. 22¹ § 4 K.p., pracodawca żąda podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania, czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jako przykład podał przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową. Podstawą legalizującą działania pracodawcy w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdyż pracodawca jedynie realizuje nałożony na niego obowiązek prawny. Należy jednak pamiętać, że w takiej sytuacji pracodawca może przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do instytucji finansowej.

Przykład

Pracownik na etapie rekrutacji podał do kontaktu zarówno prywatny numer telefonu komórkowego, jak i adres e-mail. Następnie w pierwszym dniu zatrudnienia zadeklarował przystąpienie do PPK i wypełnił odpowiednią deklarację, w której powtórzył te dane kontaktowe.

Powyższe oznacza, że pracodawca może je wykorzystać przy zawieraniu w imieniu pracownika umowy o prowadzenie PPK, ale nie może ich wykorzystywać następnie w innych celach. Gdyby na prywatny adres mailowy miały być wysyłane jakieś informacje dla pracownika, np. harmonogramy czasu pracy, czy listki płacowe, to pracodawca powinien uzyskać w tym celu zgodę od pracownika na przetwarzanie tych danych przez pracodawcę w konkretnych celach.

W odniesieniu do adresu zamieszkania przyjęto w praktyce jednak możliwość jego pozyskania od osoby wybranej w procesie rekrutacji, gdyż jest to już ktoś więcej niż kandydat do pracy - osoba ubiegająca się o zatrudnienie i w ten sposób powstał podmiot pośredni, który określamy mianem osoby przyjmowanej do pracy. W Kodeksie pracy takim zwrotem posługuje się m.in. art. 229 § 1 K.p. w przypadku wstępnych badań lekarskich. UODO przyjęło w tym zakresie ostatecznie, że w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się zatrudnić konkretną osobę, to na podstawie art. 22¹ § 3 K.p. ma prawo żądać podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od kandydata pozyskać w toku rekrutacji, także m.in. jego adresu zamieszkania. Zbieranie tego rodzaju danych osobowych jest w ocenie urzędu nie tylko dopuszczalne w świetle przepisów Kodeksu pracy i RODO, ale także jest niezbędne w celu zawarcia umowy o pracę (stanowisko UODO z 5 lipca 2019 r.). W takiej sytuacji wydaje się jednak niezbędnym, aby w klauzuli informacyjnej dla takiej osoby ująć także art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a nie tylko art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdyż nie wszystkie dane będą przetwarzane w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Mając powyższe na uwadze, możliwe są zatem dwa scenariusze:

• pracodawca przetwarza tylko dane wynikające wprost z Kodeksu pracy, a więc w liście intencyjnym, umowie przedwstępnej, skierowaniu na badania wstępne oraz pierwszej umowie o pracę zawieranej z danym pracownikiem wpisuje jedynie imię i nazwisko pracownika oraz jego datę urodzenia,
• pracodawca decyduje się dodatkowo na przetwarzanie danych osobowych w zakresie adresu zamieszkania i w tym celu modyfikuje klauzulę informacyjną dla osoby przyjmowanej do pracy i wtedy we wszystkich dokumentach związanych z zatrudnieniem posługuje się już także adresem zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy.

Ostatnią grupę danych osobowych, jakiej pracodawca może żądać od kandydatów do pracy są dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu zatrudnienia, z tym że jest to możliwe, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zatem w tym zakresie istnieje powiązanie pomiędzy wymaganiami kwalifikacyjnymi stawianymi kandydatom, a rodzajami danych osobowych, czy dokumentów, jakich będzie można od nich żądać.

Przykład

Dział rekrutacji dostał w danym miesiącu dwa zadania do wykonania: zrekrutowania samodzielnej księgowej z 10-letnim doświadczeniem zawodowym i znajomością języka francuskiego oraz 5 pracowników produkcyjnych, w stosunku do których nie ma określonych wymagań, gdyż jest to prosta praca przy taśmie produkcyjnej.

W pierwszym przypadku można żądać od kandydatów do pracy zaświadczeń dotyczących kursów językowych oraz świadectw pracy i dyplomów z uczelni, aby zweryfikować doświadczenie kandydata, a w drugim świadectwa pracy, czy świadectwa szkolne nie powinny być analizowane ze względu na obowiązującą w RODO zasadę minimalizacji danych.

Pojęcie "zatrudnienia" w kontekście żądania przez pracodawcę od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych należy rozumieć szeroko, a nie tylko jako zatrudnienie na podstawie stosunku pracy. Tezę taką potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16 stwierdzając, że przepis posługuje się terminem przebieg zatrudnienia, a nie pracy, a zatem pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.). Zatem pracodawcy mogą oczekiwać także przedłożenia umów cywilnoprawnych czy innych dokumentów potwierdzających zdobyte doświadczenia w ramach współpracy na umowie cywilnoprawnej. W tym zakresie mogą to być nienazwane prawnie zaświadczenia czy referencje od poprzednich podmiotów zatrudniających.

Ważne: Pod pojęciem kwalifikacji zawodowych należy rozumieć nie tylko przygotowanie zawodowe pracownika - jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenia zawodowe i potrzebne umiejętności, ale także właściwości psychofizyczne pracownika predyspozycje psychiczne oraz zdolności do wykonywania określonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego (por. wyrok SN z 4 października 2000 r., sygn. akt I PKN 61/00, Pr.Pracy 2001/5/33).

Na tej podstawie dopuszcza się wykonywanie na dalszych etapach rekrutacji testów kompetencyjnych.

Dostęp do takich danych na etapie rekrutacji lub jego brak spowodują następnie różnicę w zakresie miejsca przechowywania pozyskanych dokumentów. W pierwszym przypadku powinny się one znaleźć w części A akt osobowych, gdyż były to dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a w drugim przypadku w części B akt osobowych, gdyż tym razem były to jedynie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, które zostały dostarczone najpewniej w pierwszym dniu zatrudnienia lub później i służą przede wszystkim ustaleniu stażu pracy pracownika na potrzeby wymiaru urlopu wypoczynkowego i ewentualnie innych uprawnień pracowniczych. Po zmianach w przepisach wprowadzonych w 2019 r. w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej nie ma już bowiem zasady, że wszystkie świadectwa pracy, dyplomy z uczelni, zaświadczenia o kursach, czy posiadanych kwalifikacjach zdobytych przed zatrudnieniem muszą być przechowywane w części A akt osobowych. Wręcz przeciwnie w wielu przypadkach dokumenty takie powinny być przechowywane w części B akt osobowych.

Uwaga! Z art. 22^1a K.p. wynika, że dane osoby ubiegającej się o zatrudnienie mogą być także przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, co może nastąpić z jej własnej inicjatywy, jak i z inicjatywy pracodawcy. Wymagania, jakie musi spełniać zgoda na przetwarzanie danych osobowych zostaną omówione w dalszej części dodatku dotyczącej zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych, gdyż są one tożsame.