Dokumenty, których nie powinno przechowywać się w aktach osobowych

W aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty niewynikające z prawa pracy, a więc niestanowiące dokumentacji pracowniczej, a będące elementem dokumentacji ubezpieczeniowej czy podatkowej. W odniesieniu do tego problemu UODO stwierdził jednak w stanowisku z 26 września 2019 r., że pojęcie "przetwarzania danych osobowych" odnosi się zawsze do danych osobowych, nie zaś do zawierających je dokumentów, gdyż RODO nie reguluje zasad posługiwania się dokumentami, lecz jedynie zasady przetwarzania danych osobowych. Zatem nie jest istotne, w jakim miejscu w dokumentacji pracodawcy przechowywany będzie konkretny dokument zawierający dane osobowe, czy też na jakiego rodzaju nośniku danych będą takie dane przetwarzane. Ważne jest jednak, aby dane te przetwarzane były legalnie, w konkretnym, zgodnym z prawem celu, oraz zabezpieczone odpowiednio do ryzyka wystąpienia naruszenia praw i wolności osoby, której dotyczą. Kluczowe jest więc także przetwarzanie danych przez odpowiedni czas, a okresy retencji dla danych podatkowych i ubezpieczeniowych są inne niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Podobne stanowisko w tej kwestii zajmuje również resort pracy, który w stanowisku z 12 lipca 2019 r. wskazał, że pomijając oświadczenia i dokumenty literalnie wyszczególnione w § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące "przebiegu zatrudnienia", których źródłem powstania są przepisy Kodeksu pracy (np. zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia, udzielona na podstawie art. 91 K.p.). Nieuzasadnionym w ocenie MRPiPS jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Zwłaszcza, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń).

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika zatrudnionego w 2018 r., w ich części B, kwestionariusz osobowy z danymi z Kodeksu pracy, druk ZUS ZUA podpisany przez pracownika oraz wypełniony PIT-2. Działanie takie nie naraża pracodawcy na karę, jeśli dane ubezpieczeniowe oraz podatkowe nie będą przechowywane przez okres 50 lat jak całość akt osobowych, gdyż byłoby to niezgodne z okresami retencji danych ubezpieczeniowych i podatkowych. Jeśli więc pracodawca będzie dokonywał okresowych przeglądów akt osobowych i usuwał z nich w odpowiednich okresach dane podatkowe, czy ubezpieczeniowe, to nie grozi mu żadna odpowiedzialność. W praktyce jednak lepszym rozwiązaniem wydaje się przechowywanie dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych czy podatkowych w oddzielnych segregatorach, gdyż wtedy łatwiejsze będzie ich okresowe usuwanie i nie trzeba będzie przeglądać odrębnie każdych akt osobowych.

Z dotychczasowych stanowisk i podejścia UODO oraz MRiPS wynika, że w aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty takie jak:

• kopie dowodu osobistego,
• oświadczenia o niekaralności składane dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jeśli na danym stanowisku nie ma wymogu niekaralności,
• dokumenty związane tylko z rekrutacją, z których strony stosunku pracy nie będą już korzystały w procesie zatrudnienia, np. listy motywacyjne, listy intencyjne,
• akty stanu cywilnego potwierdzające zmianę danych osobowych np. nazwiska,
• akty urodzenia dziecka jako potwierdzenie uprawnienia do skorzystania przez ojca z tzw. urlopu okolicznościowego,
• zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa,
• wezwania do stawienia się do sądów, czy urzędów.