Zasady przyznawania świadczeń socjalnych

Świadczenia socjalne są przydzielane pracownikom najczęściej przez specjalne komisje socjalne działające na podstawie regulaminu ZFŚS albo przy udziale członków związku zawodowego, jednak w każdym przypadku osoby uczestniczące w takim procesie muszą być:

• pisemnie upoważnione do przetwarzania danych osobowych w odpowiednim zakresie oraz
• zobowiązane do zachowania danych w poufności.

W odniesieniu do obydwu formuł przyznawania świadczeń socjalnych wypowiedział się UODO, stwierdzając, że pracodawca może także nie przewidzieć w regulaminie ZFŚS powołania komisji socjalnej, ale przewidzieć inne, zgodne z przepisami prawa pracy rozwiązanie, czyli udział przedstawicieli związków zawodowych w opiniowaniu przyznawania indywidualnych świadczeń poszczególnym osobom. Jeżeli regulamin ZFŚS przewiduje, że związki zawodowe pisemnie wyznaczają do tego zadania swojego przedstawiciela, wówczas taki przedstawiciel może i powinien mieć dostęp do danych osobowych zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/2200).

UODO w stanowisku z 10 sierpnia 2020 r. (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/1633) odniósł się szerzej do kwestii udziału związków zawodowych w przyznawaniu świadczeń socjalnych pracownikom, stwierdzając, że art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854) nie stanowi ogólnej podstawy prawnej do udostępnienia przez pracodawcę przedstawicielom związków zawodowych danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie świadczeń z ZFŚS. Zatem w ocenie Urzędu, w art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych mowa jest o uzgadnianiu z zakładową organizacją związkową przyznawania świadczeń z ZFŚS, to uzgodnienia te obejmują konkretne mechanizmy i kryteria dystrybucji świadczeń socjalnych wśród pracowników. UODO podniósł, że w jego ocenie nie wydaje się uzasadniona wykładnia, zgodnie z którą należy uzgadniać z zakładową organizacją związkową każdą indywidualną kwestię dotyczącą świadczeń socjalnych przyznawanych konkretnemu pracownikowi. Jeżeli jednak w komisji socjalnej rozpatrującej wnioski pracowników o przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zasiada przedstawiciel związków zawodowych, to przedstawiciel ten będzie miał dostęp do danych osobowych zawartych w poszczególnych wnioskach, jest jednak zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Uwaga! Kluczowa jest zatem treść regulaminu ZFŚS, który musi przesądzać o zasadach przyznawania świadczeń socjalnych i z którego może wynikać udział przedstawicieli związków zawodowych w takim procesie. Brak takich postanowień w regulaminie będzie przesądzał na rzecz nieudostępniania wniosków o świadczenia socjalne przedstawicielom związku zawodowego, a ich ewentualne udostępnianie w takich przypadkach będzie naruszeniem przepisów.