Obowiązkowe przeglądy danych i okres przechowywania danych ZFŚS

W 2019 r. wprowadzono nowy ustawowy obowiązek, jakim jest przegląd danych osobowych, zgromadzonych w związku z działalnością ZFŚS. Otóż pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania, a w następnie pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów przetwarzania takich danych, jakimi są: przyznanie świadczeń socjalnych i następnie archiwizacja dokumentacji z tym związanej. Przeglądy takie począwszy od 2019 r. muszą być przeprowadzane raz w każdym roku kalendarzowym, ale nie równo co rok.

Pracodawca w 2023 r. dokonał przeglądu danych osobowych zgromadzonych przez komisję socjalną w lipcu br., gdyż w pierwszej połowie roku dział HR i Inspektor Ochrony Danych Osobowych byli mocno zaangażowani we wdrażanie pracy zdalnej, kontroli trzeźwości i kolejnych nowelizacji Kodeksu pracy. Działanie takie jest prawidłowe, mimo że poprzedni przegląd był przeprowadzony w marcu 2022 r., a więc pomiędzy przeglądami minęło prawie 1,5 roku. Kolejny przegląd może zostać przeprowadzony w dowolnym miesiącu 2024 r.

Organizując w sposób właściwy przegląd danych osobowych ZFŚS pracodawca powinien:

• wyznaczyć w sposób formalny osoby upoważnione do dokonania przeglądu danych osobowych - a co ważne osobami takimi nie powinny być raczej osoby zasiadające na co dzień w komisji socjalnej, chyba że będą one miały charakter bardziej obserwatorów,
• zweryfikować każdą dokumentację związaną z ZFŚS, a więc również papierową (np. protokoły z prac komisji) oraz elektroniczną, w tym skrzynki mailowe członków komisji, lub ogólną skrzynkę stworzoną dla celów składania wniosków o świadczenia socjalne; w celu prawidłowego dokonania przeglądu danych osobowych zespół powinien ustalić przepływ danych w organizacji i miejsca archiwizacji danych dotyczących ZFŚS,
• pozostawić do dalszego przechowywania jedynie dane niezbędne do wykazania prawidłowości przyznanego świadczenia oraz
• udokumentować przegląd danych osobowych z ZFŚS zgodnie z zasadą rozliczalności np. poprzez sporządzenie protokołu przeglądu.

W ramach dokonywanego przeglądu nie można jednak usunąć wszystkich danych osobowych dotyczących już wypłaconych świadczeń socjalnych. Świadczenia socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS, a część z nich korzysta również z określonych zwolnień z opodatkowania. W razie kontroli ZUS czy US pracodawca musi udowodnić ich charakter. W tym zakresie z indywidualnych interpretacji podatkowych wynika, że w ustawie o pdof brak jest zapisów określających sposób dokumentowania zdarzeń uprawniający do skorzystania ze zwolnienia od podatku dochodowego. Skoro ustawa nie wymaga szczególnego udokumentowania tych zdarzeń, to należy, kierując się przepisem art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.), jako dowód dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zasadność wypłaty zapomogi powinna być zatem udokumentowana aktualnymi dowodami, potwierdzającymi stan faktyczny. W przypadku długotrwałej choroby fakt jej zaistnienia może być udokumentowany np. zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza specjalistę lub lekarza rodzinnego, jak i również orzeczeniem o niepełnosprawności (por. m.in. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 kwietnia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.187.2017.1.JK3).

Pracownik otrzymał zapomogę w kwocie 5.000 zł ze względu na długotrwałą chorobę, która została udowodniona dokumentami załączonymi do wniosku. Wśród tych dokumentów były wyniki badań, faktury za wizyty lekarskie, leki oraz wypis ze szpitala z załącznikami, z którego wynikało na co pracownik jest chory. W ramach przeglądu pracodawca powinien zniszczyć wszystkie załączniki z wyjątkiem wypisu ze szpitala, gdyż bez tego dokumentu w przyszłości pracodawca nie będzie w stanie udowodnić przesłanek zwolnienia podatkowego.

Uwaga! Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, co jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1360).

Mając powyższe na uwadze, w przypadku wielu pracodawców warto zmienić stosowane dotychczas zasady przyznawania świadczeń socjalnych i od początku zbierać znacznie mniej dokumentów, zwłaszcza dotyczących przyznawanych pracownikom zapomóg. Dzięki temu można znacząco ograniczyć czas trwania corocznych przeglądów danych osobowych zgromadzonych przez komisje socjalne i ograniczyć podwójną pracę polegającą najpierw na zarchiwizowaniu dokumentów, a następnie ich niszczeniu.

Radca prawny po konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych sporządził wzór protokołu przyznania zapomogi dla komisji socjalnej, w którym było uzasadnienie przyznania zapomogi wypełniane opisowo i spis załączników przedstawionych do wglądu przez pracownika wnioskującego o zapomogę. Z wniosku o zapomogę wynikało również wyraźnie, że pozostałe dokumenty pracownik ma przedłożyć tylko do wglądu, a więc nie musi ich skanować, czy kserować do dokumentacji ZFŚS, chyba że komisja go do tego zobowiąże. Dzięki temu coroczny przegląd dokumentacji ZFŚS jest przeprowadzany w ciągu 1 dnia roboczego, a nie trwa kilka dni.

Nowelizując przepisy ustawy o Funduszu dodano również regulację, zgodnie z którą pracodawca przetwarza dane osobowe zgromadzone na potrzeby ZFŚS przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Zatem dokumentacja ZFŚS powinna być przechowywana zgodnie z zasadą wynikającą z art. 70 Ordynacji podatkowej, a więc przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, gdyż takie są zasady przedawnienia zobowiązań podatkowych.