Na czym polega zasada memoriału?

Zasada memoriału określona została w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to obowiązek ujęcia w księgach rachunkowych, a na ich podstawie w sprawozdaniu finansowym, wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie wystąpiły w danym roku obrotowym, bez względu na to, czy zostały one zafakturowane oraz czy zostały zapłacone. Jeżeli przykładowo sprzedaż towarów nastąpiła w październiku, a zapłata, zgodnie z umową sprzedaży, nastąpi dopiero w przyszłym roku obrotowym, to przychody ze sprzedaży jednostka ujmie w przychodach października (w miesiącu, w którym ta sprzedaż wystąpiła). Dotyczy to również ujmowania kosztów. Przykładem mogą być koszty dotyczące wynagrodzenia za pracę wykonaną w marcu. Wynagrodzenia te będą kosztami marca nawet w sytuacji, gdy zostaną wypłacone w kolejnych miesiącach. Zasada memoriału ma zatem na celu wykazanie realnych kosztów i przychodów danego okresu sprawozdawczego.

Odnoszenie w księgach rachunkowych zdarzeń do okresu, w którym one wystąpiły wynika ponadto z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten mówi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym okresem sprawozdawczym jest rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Okresem sprawozdawczym może być również miesiąc lub kwartał. Zasadę memoriału stosuje się zatem zarówno w odniesieniu do roku obrotowego, jak i innego okresu sprawozdawczego, jaki ustalony jest w jednostce.

Warto pamiętać, że w celu stosowania zasady memoriału, ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 4 pozwala - w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych - na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Ponadto termin sporządzenia sprawozdania finansowego, który upływa po 3 miesiącach od dnia bilansowego, również pomaga stosować zasadę memoriału. Okres trzech miesięcy, jest to bowiem czas m.in. na skompletowanie dokumentów potwierdzających operacje gospodarcze, które miały miejsce w danym roku obrotowym.