Dowody księgowe dokumentujące koszty poniesione na przełomie roku

Co do zasady, dowodem źródłowym potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura otrzymana od kontrahenta. Jednak często na przełomie dwóch lat obrotowych, faktury dotyczące kosztów, wpływają do jednostki z opóźnieniem, w następnym roku obrotowym. W praktyce, ewidencja księgowa kosztów dotyczących danego roku obrotowego, wynikających z faktur otrzymanych w następnym roku obrotowym, może odbywać się dwoma sposobami - na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania" lub na podstawie otrzymanej faktury.

Księgując wynikające z faktury koszty w oparciu o dowód PK, odnosi się ich wartość netto w ciężar kosztów działalności operacyjnej roku obrotowego, którego one dotyczą, zapisem po stronie Wn konta 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu". Następnie na podstawie faktury otrzymanej w kolejnym roku obrotowym ujmuje się w księgach łączną kwotę zobowiązania oraz VAT naliczony podlegający odliczeniu.

Z kolei ujmowanie kosztów bezpośrednio na podstawie otrzymanej faktury odbywa się wówczas, gdy wpłynęła ona w terminie umożliwiającym jej ujęcie w ostatnim miesiącu tego roku obrotowego.

W praktyce stosowane są dwa sposoby ewidencji księgowej kosztów wynikających z faktur wystawionych w roku następnym, które przedstawiamy w poniższej tabeli.

Zarówno zaksięgowanie kosztów na podstawie faktury, jak również dowodu PK, a następnie zaksięgowanie faktury w księgach następnego roku, jest zgodne z zasadą memoriału, ponieważ daje możliwość ujęcia kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono.

Księgowanie kosztów w oparciu o te dwa sposoby (PK lub faktura) jest zgodne z zasadą memoriału, bowiem umożliwia ujęcie kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono.