Szczególne obostrzenia dotyczą danych dotyczących niepełnosprawności pracownika, czego dowodem jest specjalny przepis dodany do ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 100 z późn. zm.), dalej ustawy o rehabilitacji przy wdrażaniu w Polsce RODO, a chodzi o art. 2b ww. ustawy. Dane dotyczące niepełnosprawności należy uznać za dane o stanie zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO. Zgodnie z ustawową definicją niepełnosprawności, ujętą w art. 2 pkt 10 ustawy o rehabilitacji, niepełnosprawność oznacza trwałą lub okresową niezdolność do wypełniania ról społecznych z powodu stałego lub długotrwałego naruszenia sprawności organizmu, w szczególności powodującą niezdolność do pracy. Dane o niepełnosprawności będą zatem mieściły się w zakresie pojęcia danych dotyczących zdrowia, przez które w RODO rozumiemy informacje o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej, w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej, ujawniające dane na temat stanu zdrowia tej osoby (art. 4 pkt 15 RODO).
Zgodnie z wyjaśnieniami UODO z 24 sierpnia 2020 r., dane osobowe, które obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności zostały wskazane w § 13 rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności (Dz. U. z 2021 r. poz. 857). Zgodnie z jego brzmieniem, na ww. dokumentach znajdują się dane tzw. zwykłe, takie jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.
W art. 2b ust. 1 ustawy o rehabilitacji ustawodawca przewidział, że pracodawca dla celów określonych w ustawie może przetwarzać dane osobowe (w tym także dane o stanie zdrowia) dotyczące niepełnosprawnych osób, które:
- są lub były jego pracownikami,
- wykonują pracę nakładczą,
- uczestniczą w procesie rekrutacji, odbywają szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe, praktyki zawodowe lub absolwenckie,
- są członkami rodzin pracowników i niepracujących byłych pracowników.
Uwaga! W przypadku pracownika, który wnioskuje o pracę zdalną dla uprzywilejowanych na podstawie art. 6719 § 6 K.p. w związku z tym, że sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności, pracodawca może poprosić o przedłożenie do wglądu orzeczenia o niepełnosprawności takiego członka rodziny. Dokument taki nie powinien być jednak kopiowany do akt osobowych pracownika.
W przepisie art. 2b ust. 2 ustawy o rehabilitacji przyjęto z kolei, że przedstawienie przez pracownika dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia, a więc również orzeczenia o niepełnosprawności, jest dobrowolne. W tym zakresie UODO w wyjaśnieniach z 24 sierpnia 2020 r. wskazuje, że oznacza to, iż korzystanie z powyższych uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest prawem, a nie obowiązkiem. Jeśli jednak taka osoba przekaże pracodawcy te informacje i przedłoży orzeczenie, to nie uznajemy, że w takim przypadku dochodzi do udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W ocenie UODO dane zawarte w orzeczeniu - zarówno kandydata, jak i pracownika, pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO łącznie z odpowiednim przepisem krajowym). UODO potwierdził ponadto wprost, że w takiej sytuacji kopia orzeczenia o niepełnosprawności powinna zostać umieszczona w części B akt osobowych pracownika.
Ponadto w przepisie tym przyjęto, że pracodawcy przechowują dane osobowe dotyczące niepełnosprawności wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat. Mimo istnienia tego obowiązku pracodawca nie powinien z akt osobowych usuwać dokumentów, jeśli pracownik pozostaje w zatrudnieniu, a mają one nadal znaczenie dla praw, czy obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Orzeczenia o niepełnosprawności będą więc przechowywane przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikający z przepisów Kodeksu pracy, czyli przez 10 lub 50 lat po ustaniu stosunku pracy.
