Zapisy w podatkowej księdze dotyczące kosztów (wydatków) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia w sprawie PKPiR. Z przepisów tych wynika, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne.
Dopuszcza się również dokumentowanie kosztów na podstawie innych dowodów, wymienionych w § 12 i 13 ww. rozporządzenia, stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (o ile zawierają co najmniej dane wymagane w tych przepisach - pisaliśmy o tym w pkt 4).
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie kosztów (wydatków), o których mowa § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie PKPiR (kwestie te tu jednak pomijamy - piszemy o tym w pkt 4 tego dodatku na str. 7-9).
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.
Zapisów dotyczących wydatków (kosztów) dokonuje się (z zastrzeżeniem podatników, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe) jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o PDOF.
Przypomnijmy, iż zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania przychodów mogą być koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (niezależnie od stosowanej metody ewidencjonowania kosztów), za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF).
Podatnik może prowadzić PKPiR według metody uproszczonej albo metody memoriałowej (wybór metody należy do podatnika). W przypadku metody memoriałowej stosuje się zasadę wyodrębniania kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio związanych z przychodami oraz kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami - tzw. kosztów pośrednich (tak jak u podatników prowadzących księgi rachunkowe). W przypadku kosztów pośrednich dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, w sytuacji gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Zakup materiałów i towarów handlowych
W odniesieniu do zakupu materiałów i towarów handlowych ustawodawca przewidział szczególne rozwiązania. Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (jeżeli podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisy w księdze powinny być dokonywane w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).
W sytuacji, gdy materiał lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis tego materiału/towaru (podając imię, nazwisko/firmę i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na jego podstawie. Opis jest potwierdzany podpisem osoby, która przyjęła ww. materiały/towary. Sporządzony opis należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z otrzymaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.
UWAGA! Podatnik może nie sporządzać ww. opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.
Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten zakup w tym samym miesiącu, opis materiału/towaru dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której faktura dokumentująca zakup materiałów lub towarów handlowych została wystawiona przed dostawą materiału lub towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę). Organy podatkowe nakazują wówczas ujmowanie w podatkowej księdze kosztów zakupu towarów handlowych (materiałów) w dacie wystawienia dowodu (np. faktury) dokumentującego ich zakup. W takiej sytuacji w księdze w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" podatnik powinien wpisać datę wystawienia faktury (tj. datę wcześniejszą niż dzień, w którym faktycznie otrzymał zakupione towary handlowe lub materiały), natomiast w kolumnie 17 podatkowej księgi "Uwagi" można zamieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania wpisu.
