Istnieją dwie różne praktyki dotyczące przechowywania upoważnień do przetwarzania danych osobowych nadanych pracownikom oraz klauzul informacyjnych dla pracowników. Część pracodawców przechowuje te dokumenty w aktach osobowych w części B, a część w odrębnej dokumentacji prowadzonej przez Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub komórkę odpowiedzialną za kwestie ochrony danych osobowych. Oceniając powyższą sytuację należy przyjąć, że przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują tej kwestii, w związku z tym obie praktyki należy uznać za prawidłowe. Z punktu widzenia UODO ważne jest bowiem jedynie wykazanie nadania upoważnienia i jego treść (zakres) oraz udowodnienie, że pracodawca wypełnił obowiązek informacyjny, a nie miejsce przechowywania takich dokumentów, a więc tutaj z punktu widzenia miejsca przechowywania brak ryzyka. Z kolei z punktu widzenia PIP, niewłaściwe miejsce przechowywania dokumentacji nie jest w ogóle wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, a jedyny środek prawny z jakiego może w takim przypadku skorzystać inspektor pracy, to wniosek w wystąpieniu o zmianę miejsca przechowywania danego dokumentu. W praktyce jest to jednak mało prawdopodobne, gdyż w aktach są otwarte katalogi dokumentów przechowywanych w ich poszczególnych częściach.
W tym zakresie wypowiedział się pośrednio także UODO, stwierdzając, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.) w aktach osobowych przechowuje się "oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy", a więc w sytuacji, gdy upoważnienia stanowią część określonej dokumentacji, czas ich przechowywania może wynikać z przepisów określających zasady i sposób prowadzenia takiej dokumentacji (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/225/2305). Urząd dopuścił więc możliwość przechowywania upoważnień w aktach osobowych, przy jednoczesnym wskazaniu, że w takiej sytuacji będą one przechowywane przez okres analogiczny jak akta, a więc przez 10 lub 50 lat w zależności od daty nawiązania stosunku pracy przez konkretnego pracownika.
