PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH

Odnosząc się do kwestii prowadzenia akt osobowych i aspektu ochrony danych osobowych, kluczowym zagadnieniem jest rozstrzygnięcie, jakie dokumenty mogą być przechowywane, a jakie nie w aktach osobowych. Znaczenie ma w tym zakresie przepis § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, z którego wynikają katalogi dokumentów, które powinny być przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych. Katalogi te mają jednak charakter otwarty, a więc trzeba dodatkowo rozstrzygnąć, czy inne dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych, czy też nie.

Wyjaśnieniu tej kwestii może służyć między innymi stanowisko UODO z 30 grudnia 2020 r., w którym Urząd wyjaśnia, czy w aktach należy przechowywać kopie dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownika. Otóż UODO wskazuje, że dokumenty dotyczące posiadania określonych uprawnień pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, są związane z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji zawodowych uprawniających do wykonywania pracy określonego rodzaju. Pracodawca ma więc prawo żądać okazania tych dokumentów zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i osoby będącej już jego pracownikiem (art. 22¹ § 1 pkt 5 oraz § 4 K.p.), tym bardziej że w przypadku kierowców zawodowych to przepisy szczególne (ustawa o transporcie drogowym w art. 39a) wskazują warunki zatrudnienia kierowcy, m.in. dotyczące posiadania prawa jazdy. Urząd stwierdził następnie, że przedmiotową kwestię należy także rozstrzygać w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności należy dokonać oceny, czy przepisy te dopuszczają włączanie do akt określonych dokumentów. Uznać zatem należy, że jeżeli pracodawca - dla realizacji określonych przepisów regulujących wykonywanie określonych zawodów - ma obowiązek zweryfikować posiadanie odpowiednich kwalifikacji, a przepisy szczególne oraz przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do przechowywania w aktach osobowych kopii ww. dokumentów stwierdzających posiadanie tych kwalifikacji, wówczas pracodawca powinien w aktach załączyć oświadczenie pracownika z informacją, że otrzymał określone dokumenty do wglądu.

Dobrą praktyką jest w takim przypadku potwierdzenie w kwestionariuszu osobowym, że pracownik posiada takie kwalifikacje i dostarczenie dokumentów do kadr jedynie do wglądu lub odebranie oświadczenia od pracownika w tym zakresie.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zatrudniania cudzoziemców, którzy muszą w Polsce legalizować zarówno pobyt, jak i pracę. W tym zakresie UODO stoi na stanowisku, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących pobytu na terenie Polski, wykraczających poza katalog wskazany w art. 22¹ K.p., będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązku prawnego administratora, jakim jest pracodawca, w związku z przepisami dotyczącymi legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1609). Zatem należy ustalić status cudzoziemca i w zależności od tego, czy pochodzi on z UE, spoza UE, czy też jest obywatelem Ukrainy, ustalić od kiedy i na jakiej podstawie przebywa w Polsce i w zależności od sytuacji prawnej można przechowywać odpowiednie dokumenty w aktach osobowych.

Kolejną grupą dokumentów, których kopie mogą znaleźć się w części B akt osobowych będą dokumenty potwierdzające okresy nieświadczenia pracy, które są zaliczane do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. zdaniem resortu pracy pracodawca może wykonać kserokopie zaświadczeń potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym (stanowisko z 1 grudnia 2021 r.).

W 2019 r. zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pociągnęła za sobą likwidację oficjalnych wzorów kwestionariuszy osobowych. Resort rodziny na stronach rządowych gov.pl zamieścił pomocnicze wzory, w których nie ujęto kwestii związanych z odbytą przez pracownika służbą wojskową, a ta jest wliczana do stażu pracy pracownika. Mając to na uwadze, UODO w stanowisku z 11 sierpnia 2020 r. przyjął, że jest podstawa do żądania do wglądu książeczek wojskowych w przypadku pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że odbyli zasadniczą służbę wojskową, gdyż wtedy należy zaliczyć ją do stażu pracy. W ocenie urzędu nie ma podstawy do kopiowania książeczek wojskowych w żadnym przypadku. Nawet, gdy zaliczamy do stażu pracy okres służby wojskowej, powinno się to odbywać jedynie na podstawie oświadczenia pracownika i ewentualnie okazanej do wglądu książeczki wojskowej. Możliwe jest także zrobienie na kwestionariuszu osobowym, czy na odrębnym oświadczeniu pracownika adnotacji, że zweryfikowano z książeczką wojskową pracownika.

Uwaga! UODO uważa, że udokumentowanie to nie to samo co kopiowanie przedłożonego dokumentu. Tak więc w aktach osobowych w części A lub B nie może być kserokopii stron z książeczki wojskowej pracownika, a możliwe jest jedynie przechowywanie oświadczenia złożonego przez pracownika.

Mając powyższe na uwadze nie jest również wykluczone, że pracodawcy tworzący kwestionariusze dla pracowników podejmą jednak decyzję o dodaniu w nich ponownie pola dotyczącego służby wojskowej, w przypadku którego wskażą, że należy udostępnić do wglądu książeczkę wojskową, co przyspieszy przebieg procesu zatrudnienia. MRPiPS w stanowisku z 26 sierpnia 2020 r. wskazało bowiem, że regulacje prawa pracy nie określają wzoru kwestionariusza osobowego. Znajdujący się na stronie internetowej gov.pl wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika może być, wobec braku regulacji prawnych w tym zakresie, traktowany jedynie jako wzór pomocniczy. W opinii MRPiPS, w przypadku użycia pomocniczego wzoru kwestionariusza zaproponowanego przez resort, wpisanie informacji dotyczącej służby wojskowej w pkt 5 czy pkt 8, jest bez znaczenia dla skuteczności jej przekazania pracodawcy. Istotne jest, aby dana informacja, która jest niezbędna do realizacji obowiązku lub uprawnienia, została pracodawcy faktycznie udostępniona. Niewykluczone jest więc także osobne oświadczenie dotyczące tej kwestii.

Po wejściu w życie z dniem 23 kwietnia 2022 r. ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 z późn. zm.) Ministerstwo Obrony Narodowej w dniu 5 lipca 2022 r. wydało stanowisko (Aktualności Kadrowe, lipiec 2022, nr 236), w którym wyjaśniło, że pracodawca jest uprawniony do przechowywania w dokumentacji pracowniczej zaświadczenia od Szefa Wojskowego Centrum Rekrutacji. Na tej podstawie można przez analogię przyjąć, że w części B akt osobowych pracownika, która dotyczy przebiegu zatrudnienia, mogą być przechowywane następujące rodzaje dokumentów:

• informacja od szefa Wojskowego Centrum Rekrutacji o powołaniu pracownika do czynnej służby wojskowej,
• powiadomienie od żołnierza WOT o fakcie powołania do terytorialnej służby wojskowej,
• zawiadomienie od żołnierza WOT o dniach, w których będzie pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, oraz o zmianach tych terminów,
• zawiadomienie od żołnierza WOT o wezwaniu go do pełnienia tej służby w innych dniach, z wyjątkiem przypadku pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• zawiadomienie od dowódcy jednostki wojskowej, do której żołnierz WOT został wezwany w celu pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• zawiadomienie od żołnierza Aktywnej Rezerwy o dniach, w których będzie pełnił służbę wojskową, o zmianach tych terminów, a także o wezwaniu go do pełnienia tej służby w innych dniach,
• zawiadomienie od dowódcy jednostki wojskowej, do której żołnierz Aktywnej Rezerwy został wezwany w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• poinformowanie przez pracownika o terminie rozpoczęcia szkolenia w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej,
• wniosek pracownika powołanego do czynnej służby wojskowej, z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej, oraz pełniącego służbę w rezerwie o udzielenie mu zwolnienia od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia na 2 dni,
• wniosek pracownika, który pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, jednorazowo, nieprzerwanie przez okres co najmniej 30 dni, o udzielenie mu zwolnienia od pracy po odbyciu tej służby na 1 dzień, bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• dokument stanowiący o udzieleniu urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia służby w WOT lub Aktywnej Rezerwie,
• dokument potwierdzający przyznanie odprawy pieniężnej pracownikowi powołanemu do terytorialnej służby wojskowej,
• zaświadczenie o wysokości utraconego wynagrodzenia przez pracownika wykonującego świadczenie osobiste, gdy u pracodawcy nie zachowuje on za ten czas prawa do wynagrodzenia.

W aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty niewynikające z prawa pracy, a więc niestanowiące dokumentacji pracowniczej, a będące elementem dokumentacji ubezpieczeniowej czy podatkowej. W odniesieniu do tego problemu UODO stwierdził jednak w stanowisku z 26 września 2019 r., że pojęcie "przetwarzania danych osobowych" odnosi się zawsze do danych osobowych, nie zaś do zawierających je dokumentów, gdyż RODO nie reguluje zasad posługiwania się dokumentami, lecz jedynie zasady przetwarzania danych osobowych. Zatem nie jest istotne, w jakim miejscu w dokumentacji pracodawcy przechowywany będzie konkretny dokument zawierający dane osobowe, czy też na jakiego rodzaju nośniku danych będą takie dane przetwarzane. Ważne jest jednak, aby dane te przetwarzane były legalnie, w konkretnym, zgodnym z prawem celu, oraz zabezpieczone odpowiednio do ryzyka wystąpienia naruszenia praw i wolności osoby, której dotyczą. Kluczowe jest więc także przetwarzanie danych przez odpowiedni czas, a okresy retencji dla danych podatkowych i ubezpieczeniowych są inne niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Podobne stanowisko w tej kwestii zajmuje również resort pracy, który w stanowisku z 12 lipca 2019 r. wskazał, że pomijając oświadczenia i dokumenty literalnie wyszczególnione w § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące "przebiegu zatrudnienia", których źródłem powstania są przepisy Kodeksu pracy (np. zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia, udzielona na podstawie art. 91 K.p.). Nieuzasadnionym w ocenie MRPiPS jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Zwłaszcza, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń).

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika zatrudnionego w 2018 r., w ich części B, kwestionariusz osobowy z danymi z Kodeksu pracy, druk ZUS ZUA podpisany przez pracownika oraz wypełniony PIT-2. Działanie takie nie naraża pracodawcy na karę, jeśli dane ubezpieczeniowe oraz podatkowe nie będą przechowywane przez okres 50 lat jak całość akt osobowych, gdyż byłoby to niezgodne z okresami retencji danych ubezpieczeniowych i podatkowych. Jeśli więc pracodawca będzie dokonywał okresowych przeglądów akt osobowych i usuwał z nich w odpowiednich okresach dane podatkowe, czy ubezpieczeniowe, to nie grozi mu żadna odpowiedzialność. W praktyce jednak lepszym rozwiązaniem wydaje się przechowywanie dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych czy podatkowych w oddzielnych segregatorach, gdyż wtedy łatwiejsze będzie ich okresowe usuwanie i nie trzeba będzie przeglądać odrębnie każdych akt osobowych.

Z dotychczasowych stanowisk i podejścia UODO oraz MRiPS wynika, że w aktach osobowych nie powinny być przechowywane dokumenty takie jak:

• kopie dowodu osobistego,
• oświadczenia o niekaralności składane dobrowolnie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jeśli na danym stanowisku nie ma wymogu niekaralności,
• dokumenty związane tylko z rekrutacją, z których strony stosunku pracy nie będą już korzystały w procesie zatrudnienia, np. listy motywacyjne, listy intencyjne,
• akty stanu cywilnego potwierdzające zmianę danych osobowych np. nazwiska,
• akty urodzenia dziecka jako potwierdzenie uprawnienia do skorzystania przez ojca z tzw. urlopu okolicznościowego,
• zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa,
• wezwania do stawienia się do sądów, czy urzędów.

Zgodnie z wyjaśnieniami UODO z 27 sierpnia 2020 r., pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego w jakim okresie zostały zebrane. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, tj. zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania zostały określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. W ocenie UODO, jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami.

W takim przypadku w aktach osobowych pojawią się braki i nie będzie się zgadzała numeracja dokumentów, dlatego należy wykreślić te dokumenty na wykazach, ale pracownicy kadr powinni zaznaczyć to adnotacją np. "Usunięto zgodnie z RODO". Działanie takie nie powinno być kwestionowane przez PIP, gdyż jest ono zgodne z wytycznymi UODO i ma na celu uchronienie pracodawcy jako administratora danych przed znacznie większą odpowiedzialnością finansową z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Jeśli więc u pracodawcy w aktach znajdują się dokumenty wymienione w poprzednim punkcie, których nie powinno się przechowywać w dokumentacji pracowniczej, wręcz wskazanym działaniem byłoby przeprowadzenie audytu akt osobowych pod kątem prawidłowego przechowywania danych osobowych. Ponadto w aktach osobowych mogą znajdować się także dokumenty, dla których już minął okres przechowywania. Takie dokumenty także należałoby usunąć, aby nie przetwarzać danych nadmiarowych. Ten drugi przypadek dotyczy zwłaszcza pracodawców, którzy przechowywali w aktach oświadczenia podatkowe, gdyż przed 2023 r. wiele spośród składanych oświadczeń dotyczyło tylko jednego roku podatkowego, a wtedy zgodnie z art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.) powinny być one usuwane z akt po upływie 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych, którego dotyczyło złożone oświadczenie.

Pracownik w 2021 r. i 2022 r. złożył wnioski o pobór zaliczek bez stosowania ulgi dla młodych oraz o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodu. Każdy z tych wniosków dotyczy tylko jednego roku kalendarzowego, a więc nie ma podstaw prawnych do przechowywania takich dokumentów przez cały okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy. Mając powyższe na uwadze, wnioski pracownika powinny być niszczone przez pracodawcę po przedawnieniu się zobowiązań podatkowych za ten rok, a nie powinny być przechowywane jak dokumentacja pracownicza, czyli przez 10 lub 50 lat. Jeśli więc pracodawca przechowuje takie dokumenty w części B akt osobowych, to powinien dokonywać corocznie przeglądu akt osobowych w celu usunięcia części oświadczeń podatkowych, dla których minął już ustawowy okres przechowywania. Znacząco w lepszym położeniu są więc pod tym kątem pracodawcy, którzy przechowują oświadczenia podatkowe poza aktami osobowymi, gdyż wtedy mogą po prostu niszczyć je rocznikami bez konieczności przeglądania wszystkich teczek personalnych.

W trakcie zatrudnienia pracownika dochodzi często do zmian danych osobowych, z których najczęściej zmiany dotyczą adresu zamieszkania pracownika, jego numeru rachunku bankowego, czy nazwiska w związku z jego małżeństwem lub rozwodem. W takim przypadku przyjmuje się, że aktualizacja danych następuje w postaci oświadczenia pracownika, a ponadto możliwe jest udokumentowane potwierdzenie danych np. z aktu stanu cywilnego. Pracodawca nie powinien jednak kopiować takich dokumentów do akt osobowych.

MRPiPS podkreśla przy tym, że usuwanie/zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego dla pracownika mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu (por. stanowiska MRPiPS z 29 stycznia 2020 r. i z 11 lutego 2020 r.).

Od czasu złożenia wniosku o zmianę danych, pracodawca nie powinien już wykorzystywać starej danej sprzed zmiany, ale jej posiadanie w aktach osobowych nie grozi mu żadną odpowiedzialnością. W momencie wypełniania np. kwestionariusza osobowego była bowiem to dana prawidłowa, a w kwestionariuszu jest szereg innych danych niezbędnych pracodawcy, a więc nie może on zostać usunięty z dokumentacji pracowniczej.