MONITORING PRACOWNIKÓW

Monitoring pracowników bez względu na jego postać powinien zostać wprowadzony na podstawie przepisów regulaminu pracy, ale z uwagi na jego duży wpływ na prywatność o jego wprowadzeniu pracownicy powinni zostać dodatkowo powiadomieni z minimum 2-tygdoniowym wyprzedzeniem, niezależnie od zapoznania ich z treścią regulaminu pracy.

Wprowadzone do Kodeksu pracy regulacje dotyczące monitoringu wyróżniają:

• monitoring wizyjny,
• monitoring poczty elektronicznej oraz
• inne formy monitoringu, do których zaliczymy systemy służące do elektronicznej rejestracji czasu pracy, GPS w samochodach służbowych, nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników, czy kontrolę aktywności pracowników w internecie.

Najczęściej stosowaną formą monitoringu pracowników jest monitoring wizyjny, który polega na prowadzeniu szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, czyli za pośrednictwem kamer. Co ważne z przepisu art. 22² § 1 K.p. dotyczącego tej formy monitoringu nie wynika możliwość rejestracji dźwięku. W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego należy mieć ponadto na uwadze, że istnieją technologie, które umożliwią, że nagrania będą analizowane klatka po klatce, przy użyciu specjalnych metod technicznych (automatyczna analiza obrazu), wykorzystywanych do identyfikacji osób obserwowanych. W ocenie UODO zastosowanie takiego systemu monitorowania oznaczałoby przetwarzanie danych biometrycznych, czyli danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, co jest działaniem zbyt daleko idącym w takim przypadku i mogłoby narazić pracodawcę na odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. W tej sytuacji nie są bowiem spełnione przesłanki przetwarzania danych biometrycznych, wynikające z art. 22^1b K.p., czyli przetwarzanie danych nie następuje z inicjatywy pracownika, który wyraził zgodę na ich przetwarzanie, a także przetwarzanie danych biometrycznych pracownika nie jest w tym przypadku niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Uwaga! W przypadku firm wynajmujących pomieszczenia biurowe, system monitoringu należy najczęściej do właścicieli budynków, a pracodawcy nie mają dostępu do nagrań i nie przetwarzają danych osobowych z takiego monitoringu, chyba że dojdzie do jakiegoś incydentu i te dane zostaną udostępnione jedynie odpowiednim służbom w związku z danym zdarzeniem. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku wdrożenia w regulaminie pracy przepisów dotyczących monitoringu, gdyż w praktyce nie przetwarza on danych osobowych z niego wynikających.

Monitoring wizyjny jest dopuszczalny w związku ze spełnieniem jednego spośród czterech celów wymienionych w ustawie (art. 22² § 1 K.p.), do których zaliczymy:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochronę mienia,
• kontrolę produkcji,
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Katalog przesłanek dopuszczających legalne prowadzenie monitoringu wizyjnego pracowników jest katalogiem zamkniętym. Wprowadzenie monitoringu musi być przy tym niezbędne do realizacji jednego lub kilku z powyższych celów, co powinno być przedmiotem oceny pracodawcy przed jego wdrożeniem.

Odnosząc się do celów monitoringu należy stwierdzić, że pierwszy z nich to "zapewnienie bezpieczeństwa pracowników", co jest skorelowane z wynikającym z art. 94 pkt 4 K.p. obowiązkiem zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1980 r. (sygn. akt I PR 87/80) oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko do realizacji obowiązków z powszechnie obowiązujących przepisów bhp.

Drugą przesłanką stosowania monitoringu wizyjnego jest "ochrona mienia". W świetle art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995), na ochronę mienia składają się działania służące zapobieganiu przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu oraz przeciwdziałaniu powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń, jak również uniemożliwianiu wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony. W tym przypadku ww. przesłanka obejmuje mienie zarówno pracodawcy, jak i pracowników (osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy) oraz osób trzecich, czyli klientów, czy kontrahentów pracodawcy.

Trzecią przesłanką jest "kontrola produkcji", przez co należy rozumieć nadzór nad zapewnieniem prawidłowego przebiegu procesu produkcyjnego. Taki monitoring pozwoli jednak także na reagowanie na zdarzenia, które zagrażają bezpieczeństwu osób lub ochronie mienia, a ponadto nagranie z monitoringu może się znacznie przyczynić do wyjaśnienia przyczyn wypadku przy pracy, dzięki czemu będzie można w przyszłości wyeliminować zagrożenia występujące na stanowiskach pracy lub przeszkolić dodatkowo pracowników, aby wyeliminować lub zmniejszyć ilość niepożądanych zdarzeń.

Czwarta przesłanka zastosowania monitoringu to zapewnienie "zachowania w tajemnicy informacji", co jest powiązane z ochroną tajemnicy pracodawcy i nie budzi zastrzeżeń merytorycznych. Wydaje się jednak, że ten cel powinien być przewidziany w przypadku monitoringu poczty elektronicznej oraz przy innych rodzajach monitoringu, gdyż one byłyby bardziej adekwatne do ochrony informacji.

Monitoring wizyjny może obejmować teren zakładu pracy i teren wokół zakładu pracy. Jego wprowadzenie nie może obejmować jednak miejsca wykonywania pracy zdalnej, gdyż nie mieszczą się one w pojęciu zakładu pracy w sensie przedmiotowym. Ewentualny monitoring pracowników wykonujących pracę w domu jest jednak możliwy, jeśli zastosujemy inną postać monitoringu, np. geolokalizacji miejsca logowania do systemu informatycznego firmy czy aktywności i pracy w określonych aplikacjach, czy systemach teleinformatycznych.

Ustawodawca zdecydował, że monitoring w ogóle nie powinien obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (art. 22² § 1¹ K.p.), a ponadto powinien zostać ograniczony w odniesieniu do pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni (art. 22² § 2 K.p.). W przypadku innych pomieszczeń niż związkowe, których dotyczą ograniczenia, monitoring jest możliwy, jeżeli jego stosowanie w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie naruszy to jednocześnie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Objęcie monitoringiem wizyjnym szatni jest uzasadnione, jeśli pracownicy zgłaszają kradzieże prywatnych rzeczy pozostawionych w tych miejscach lub próby włamań do szafek z rzeczami pracowników. W takich przypadkach pracodawca instalując kamery powinien szczególnie uważać, aby nie naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, co w przypadku szatni może oznaczać ustawienie kamery na szafki, a nie na miejsca do przebierania się.

W przypadku pomieszczeń sanitarnych wymagana jest jeszcze uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli taka u pracodawcy nie działa, to uprzednia zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać je maksymalnie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jest to spójne z wynikającą z przepisów RODO zasadą ograniczenia czasowego, wedle której dane osobowe nie mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób fizycznych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Wydaje się, że nagrania z monitoringu wizyjnego powinny być przechowywane krócej niż 3 miesiące, a termin ten należy potraktować jako maksymalny okres przechowywania. Jedyny wyjątek od powyższej zasady dotyczy przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, gdyż wtedy termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Uwzględniając powyższe kwestie, pracodawca tworząc odpowiednie postanowienia regulaminu pracy dotyczące monitoringu, powinien odwołać się do celów monitoringu, najlepiej wszystkich wynikających z przepisu art. 22² § 1 K.p., które może ewentualnie doprecyzować. Ponadto powinien określić zakres i sposób monitoringu, co wynika wprost z art. 22² § 6 K.p. Zakres stosowanego monitoringu to przede wszystkim kategorie monitorowanych przestrzeni, np. hale produkcyjne, parkingi, strefy załadunkowe, ciągi komunikacyjne w biurze, wejścia lub wjazdy na teren zakładu itp., ale także zakres przetwarzanych danych, jak przykładowo wizerunek, czy cechy szczególne osób, tablice rejestracyjne lub numery boczne pojazdów.

Drugą formą monitoringu pracowników jest monitoring poczty elektronicznej, który został uregulowany w art. 22³ K.p. W jego przypadku inaczej ustawodawca określił przesłanki zastosowania monitoringu, przyjmując, że jest on możliwy, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi.

W przypadku monitoringu poczty elektronicznej są więc nie 4, a tylko 2 przesłanki wprowadzenia monitoringu, z tym że w treści art. 22³ § 1 K.p. ustawodawca użył spójnika "oraz", co sugeruje na konieczność ich łącznego spełnienia, a więc monitoring poczty elektronicznej może być zastosowany, jeśli jednocześnie pracodawca dąży do zweryfikowania właściwego użytkowania narzędzi pracy i efektywnego wykorzystania czasu pracy. Rozwiązanie takie budzi wątpliwości w praktyce, choć można twierdzić, że podwyższa ono standard ochrony pracownika, ograniczając możliwości kontroli dokonywanej przez pracodawców, ale może to niestety prowadzić do nadużyć ze strony pracowników. Takie rozwiązanie wydaje się błędne legislacyjnie.

W praktyce powodami wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej może być podejrzenie ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub innej tajemnicy prawnie chronionej, podejrzenie, że nastąpiło naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, czy też, że doszło do działań na szkodę pracodawcy, w tym wpływających na jego wizerunek czy reputację, a także w przypadku podejrzeń co do nierzetelnego wykonywania pracy, np. opuszczania stanowiska pracy na dłużej, czy naruszenia ciągłości działania procesów w organizacji.

Pracodawca wprowadzając monitoring poczty elektronicznej powinien określić zakres i sposób monitoringu, gdyż wynika to z konieczności odpowiedniego zastosowania do tej formy monitoringu zasad wynikających z monitoringu wizyjnego. Ważne jest więc, czy monitoring obejmuje treść wysyłanych wiadomości e-mail, czy też ogranicza się jedynie do danych nadawców i odbiorców wysyłanych wiadomości, przesyłanych załączników czy tematów przesyłanych maili. Odnosząc się z kolei do sposobu kontroli warto określić, czy jest ona regularna, czy sporadyczna, czy też jest wykonywana jedynie na zlecenie przełożonego danego pracownika, jeśli zachodzą uzasadnione podejrzenia co do sposobu wykonywania pracy, czy wykorzystania służbowych narzędzi.

Pracodawca w związku z dużą liczbą nadgodzin powziął wątpliwości co do efektywnego wykorzystywania czasu pracy przez pracowników i poprosił dział IT, aby zweryfikował pocztę elektroniczną pracowników jednego z działów. W takim przypadku na początek wystarczające jest ustalenie, kiedy jest wysyłana korespondencja, czy także poza godzinami pracy, jaki jest czas reakcji na maile przychodzące i do kogo są wysyłane wiadomości mailowe, a dopiero w dalszej kolejności pojawić się może konieczność analizy treści wiadomości e-mail.

Warto podkreślić, że do monitoringu poczty elektronicznej, a co za tym idzie także do innych form monitoringu, nie stosuje się okresu przechowywania danych wynoszącego 3 miesiące, gdyż ten dotyczy jedynie nagrań z monitoringu wizyjnego. Mając jednak na uwadze zasadę ograniczenia czasowego przetwarzania danych osobowych, należy w regulaminach pracy określić okres przechowywania danych uzyskanych na podstawie monitoringu i zasady dostępu do nich i ich usunięcia po osiągnięciu celu związanego z prowadzonym monitoringiem.

Uwaga! Zasady dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitorowanie czasu pracy pracowników za pomocą systemów elektronicznych jest bez wątpienia inną formą monitoringu, która nie została ujęta wprost w przepisach Kodeksu pracy. Nie może jednak budzić wątpliwości, że elektroniczne rejestratory czasu pracy, które na podstawie imiennych kart/identyfikatorów rejestrują czas pracy pracownika są rodzajem monitoringu w rozumieniu przepisów RODO.

W stanowisku z 19 grudnia 2019 r. w sprawie monitoringu UODO przyjął, że nawet system kontroli dostępu do pomieszczeń biurowych, który nie jest powiązany z elektroniczną ewidencją czasu pracy może stanowić inną formę monitoringu, jeśli odnotowuje on w sposób ciągły, jak poruszają się pracownicy na terenie przedsiębiorstwa.

Pracodawca ma system dostępu do budynku i biur, który składa się z czytników na każdym piętrze, przy każdym wyjściu z biurowca oraz przy wejściu na stołówkę zakładową oraz do pomieszczeń socjalnych i palarni. W systemie można przeanalizować, ile razy pracownik wychodził do palarni, jak długo korzystał z przerwy na lunch oraz jak się przemieszczał po obszarze budynku, z ustaleniem, ile dokładnie czasu spędził na poszczególnych piętrach. W takim przypadku nawet gdy pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy na podstawie tego systemu, należy uznać go za inną formę monitorowania pracowników. Dzięki niemu możliwe jest bowiem realizowanie celu monitoringu, jakim jest zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy, gdyż możemy dokładnie ustalić ile w jakich miejscach zakładu pracy pracownik spędził czasu.

W przypadku firm transportowych do monitorowania kierowców mogą służyć także tachografy cyfrowe zamontowane w pojazdach o dmc powyżej 3,5 tony lub przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób licząc łącznie z kierowcą. Podstawową funkcją tachografów cyfrowych jest co prawda rejestrowanie aktywności kierowcy z podziałem na czas prowadzenia pojazdu, inną pracę (np. załadunek, rozładunek), dyspozycyjność oraz przerwy i odpoczynki dzienne, tygodniowe i gdy działania pracodawcy ograniczają się do analizy czasu pracy oraz stworzenia dokumentacji pracowniczej z nią związanej i w konsekwencji naliczenia wynagrodzeń, to zdaniem UODO nie mamy do czynienia z inną formą monitoringu.

UODO w stanowisku z 3 lipca 2020 r. w sprawie uznania przetwarzania danych z tachografów cyfrowych za inną formę monitoringu podniósł, że odnosząc się do tej kwestii, należy to zagadnienie rozpatrywać przez pryzmat celów, dla których dane te będą wykorzystywane. Zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić inne formy monitoringu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Wprowadzenie innych form monitoringu jest więc fakultatywne dla pracodawcy i musi wiązać się z monitorowaniem czasu pracy oraz nadzorem nad powierzonym przez pracodawcę mieniem w sposób szerszy niż wynika to z obowiązków wynikających z prawa pracy. Tak więc, jeżeli celem przetwarzania danych z tachografów cyfrowych dla pracodawcy będzie jedynie prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, jak również wypełnienie obowiązków wynikających wprost z ustawy o czasie pracy kierowców, to przetwarzanie to nie będzie inną formą monitoringu w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

W praktyce możliwe jest jednak, że pracodawca będzie wykorzystywać dane z tachografów także do innych celów, co jest możliwe technologicznie, zwłaszcza gdy tachograf jest połączony z systemem monitoringu floty, gdyż wtedy możemy analizować przykładowo dane o geolokalizacji pojazdu, czy też badać profil jazdy kierowców. Takie działania UODO uznaje już za inną formę monitoringu.

Poza kilkoma formami monitoringu powiązanymi z rejestracją lub analizą czasu pracy, stosowane są jeszcze inne formy monitoringu pracowników, a do najpopularniejszych z nich zaliczymy:

• stosowane w samochodach służbowych systemy GPS oraz systemy geolokalizacji w telefonach służbowych lub innych urządzeniach mobilnych np. tabletach, używanych przez pracowników np. działów handlowych, czy kurierów,
• nagrywanie rozmów telefonicznych lub monitoring wysyłanych wiadomości SMS lub numerów telefonów rozmów wychodzących z telefonu służbowego (billingów telefonicznych),
• monitoring sposobu korzystania z komputera służbowego oraz z internetu.

W przypadku systemów GPS należy pamiętać, że UODO wskazuje, iż niezbędne jest umieszczenie w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego. Pracownik powinien zostać poinformowany, jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. W tym zakresie monitoring pracownika może dotyczyć informacji o stylu jazdy, przestrzeganiu przepisów ruchu drogowego, poruszaniu się po określonym terenie w czasie pracy i poza godzinami pracy, co może pozwolić ustalić, że pracownik w czasie pracy wykonywał jakieś czynności niezwiązane z jego obowiązkami służbowymi, np. robił zakupy, odwoził dzieci na dodatkowe zajęcia itp.

W przypadku korzystania przez pracownika z samochodu także do celów prywatnych, powinna być opcja wyłączenia GPS lub jego ograniczone zastosowanie tylko w celach związanych z zabezpieczeniem samochodu przed kradzieżą.