W kontekście zwolnienia pracownika z pracy pojawiają się często u pracodawcy pytania, czy można o tym fakcie poinformować załogę lub można nadal wykorzystać skrzynkę mailową byłego pracownika, aby nie stracić kontaktu z klientami, czy kontrahentami. W obydwu przypadkach odpowiedź jest twierdząca, ale należy pamiętać o pewnych ograniczeniach związanych z takimi sytuacjami.
UODO przyjmuje, że jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Możne się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1312). Urząd zwraca jednak uwagę, że komunikat w mailu powinien obejmować jedynie informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami pracodawcy. W takim przypadku działanie pracodawcy można uznać jako oparte na prawnie uzasadnionym interesie administratora danych osobowych.
Analogicznie, w oparciu o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes administratora danych osobowych można oprzeć mailing do załogi informujący o fakcie zwolnienia pracownika. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 września 2021 r. (sygn. akt II SA/Wa 1724/21) stwierdzono, że omyłkowe wysłanie takiego maila także do klienta pracodawcy będzie naruszeniem zasady minimalizacji danych, czyli naruszeniem art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Tak więc lista mailingowa w tym przypadku powinna zostać dokładnie zweryfikowana, ale nie jest oczywiście wykluczone, że pracownik odchodzący z organizacji sam wyśle maile z podziękowaniem za współpracę do firm, z którymi współpracował.
Szczególną uwagę powinni zwrócić pracodawcy na sytuację zwolnienia pracownika z działu kadr i płac, gdyż w jego przypadku konieczne jest wycofanie pełnomocnictwa z ZUS i odebranie w ten sposób dostępu do PUE ZUS pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że dane o zwolnieniach pracowników są widoczne dla takiego pracownika na jego prywatnym (indywidualnym) profilu PUE ZUS. Niestety pracodawcy często zapominają o tym fakcie, co oznacza powstanie naruszenia ochrony danych osobowych, które według UODO wymaga nie tylko zgłoszenia do urzędu, ale również zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o zaistniałym incydencie, gdyż zdaniem Urzędu wiąże się on bowiem z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W takim stanie faktycznym została już w Polsce nałożona pierwsza kara w wysokości 545 tys. zł, w sytuacji, gdy były pracownik zalogował się kilkukrotnie na PUE po zakończeniu pracy, a pracodawca nie dokonał zawiadomienia o tym fakcie osób, których dane dotyczą (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/2303).
