Informacje dotyczące służby wojskowej

W 2019 r. zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pociągnęła za sobą likwidację oficjalnych wzorów kwestionariuszy osobowych. Resort rodziny na stronach rządowych gov.pl zamieścił pomocnicze wzory, w których nie ujęto kwestii związanych z odbytą przez pracownika służbą wojskową, a ta jest wliczana do stażu pracy pracownika. Mając to na uwadze, UODO w stanowisku z 11 sierpnia 2020 r. przyjął, że jest podstawa do żądania do wglądu książeczek wojskowych w przypadku pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że odbyli zasadniczą służbę wojskową, gdyż wtedy należy zaliczyć ją do stażu pracy. W ocenie urzędu nie ma podstawy do kopiowania książeczek wojskowych w żadnym przypadku. Nawet, gdy zaliczamy do stażu pracy okres służby wojskowej, powinno się to odbywać jedynie na podstawie oświadczenia pracownika i ewentualnie okazanej do wglądu książeczki wojskowej. Możliwe jest także zrobienie na kwestionariuszu osobowym, czy na odrębnym oświadczeniu pracownika adnotacji, że zweryfikowano z książeczką wojskową pracownika.

Uwaga! UODO uważa, że udokumentowanie to nie to samo co kopiowanie przedłożonego dokumentu. Tak więc w aktach osobowych w części A lub B nie może być kserokopii stron z książeczki wojskowej pracownika, a możliwe jest jedynie przechowywanie oświadczenia złożonego przez pracownika.

Mając powyższe na uwadze nie jest również wykluczone, że pracodawcy tworzący kwestionariusze dla pracowników podejmą jednak decyzję o dodaniu w nich ponownie pola dotyczącego służby wojskowej, w przypadku którego wskażą, że należy udostępnić do wglądu książeczkę wojskową, co przyspieszy przebieg procesu zatrudnienia. MRPiPS w stanowisku z 26 sierpnia 2020 r. wskazało bowiem, że regulacje prawa pracy nie określają wzoru kwestionariusza osobowego. Znajdujący się na stronie internetowej gov.pl wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika może być, wobec braku regulacji prawnych w tym zakresie, traktowany jedynie jako wzór pomocniczy. W opinii MRPiPS, w przypadku użycia pomocniczego wzoru kwestionariusza zaproponowanego przez resort, wpisanie informacji dotyczącej służby wojskowej w pkt 5 czy pkt 8, jest bez znaczenia dla skuteczności jej przekazania pracodawcy. Istotne jest, aby dana informacja, która jest niezbędna do realizacji obowiązku lub uprawnienia, została pracodawcy faktycznie udostępniona. Niewykluczone jest więc także osobne oświadczenie dotyczące tej kwestii.

Po wejściu w życie z dniem 23 kwietnia 2022 r. ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 z późn. zm.) Ministerstwo Obrony Narodowej w dniu 5 lipca 2022 r. wydało stanowisko (Aktualności Kadrowe, lipiec 2022, nr 236), w którym wyjaśniło, że pracodawca jest uprawniony do przechowywania w dokumentacji pracowniczej zaświadczenia od Szefa Wojskowego Centrum Rekrutacji. Na tej podstawie można przez analogię przyjąć, że w części B akt osobowych pracownika, która dotyczy przebiegu zatrudnienia, mogą być przechowywane następujące rodzaje dokumentów:

• informacja od szefa Wojskowego Centrum Rekrutacji o powołaniu pracownika do czynnej służby wojskowej,
• powiadomienie od żołnierza WOT o fakcie powołania do terytorialnej służby wojskowej,
• zawiadomienie od żołnierza WOT o dniach, w których będzie pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, oraz o zmianach tych terminów,
• zawiadomienie od żołnierza WOT o wezwaniu go do pełnienia tej służby w innych dniach, z wyjątkiem przypadku pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• zawiadomienie od dowódcy jednostki wojskowej, do której żołnierz WOT został wezwany w celu pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• zawiadomienie od żołnierza Aktywnej Rezerwy o dniach, w których będzie pełnił służbę wojskową, o zmianach tych terminów, a także o wezwaniu go do pełnienia tej służby w innych dniach,
• zawiadomienie od dowódcy jednostki wojskowej, do której żołnierz Aktywnej Rezerwy został wezwany w trybie natychmiastowego stawiennictwa,
• poinformowanie przez pracownika o terminie rozpoczęcia szkolenia w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej,
• wniosek pracownika powołanego do czynnej służby wojskowej, z wyłączeniem zawodowej służby wojskowej, oraz pełniącego służbę w rezerwie o udzielenie mu zwolnienia od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia na 2 dni,
• wniosek pracownika, który pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, jednorazowo, nieprzerwanie przez okres co najmniej 30 dni, o udzielenie mu zwolnienia od pracy po odbyciu tej służby na 1 dzień, bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• dokument stanowiący o udzieleniu urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia służby w WOT lub Aktywnej Rezerwie,
• dokument potwierdzający przyznanie odprawy pieniężnej pracownikowi powołanemu do terytorialnej służby wojskowej,
• zaświadczenie o wysokości utraconego wynagrodzenia przez pracownika wykonującego świadczenie osobiste, gdy u pracodawcy nie zachowuje on za ten czas prawa do wynagrodzenia.