Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) są obowiązane prowadzić: osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, jeśli nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub nie prowadzą takich ksiąg dobrowolnie.
Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:
- wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
- prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
- duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Obowiązek prowadzenia PKPiR nie dotyczy natomiast osób, które:
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
- wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
- dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:
- po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
- otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.
Podatnicy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), dalej: rozporządzenia w sprawie PKPiR. Rozporządzenie to określa sposób prowadzenia podatkowej księgi, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem.
Podatnicy są obowiązani prowadzić podatkową księgę według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia (dla rolników prowadzących działalność gospodarczą wzór podatkowej księgi został określony w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia - kwestie te pomijamy w tym dodatku).
W uzasadnionych, szczególnych okolicznościach, w tym związanych z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez podatnika działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, na wniosek podatnika, może uznać, że niestosowanie przez niego przepisów ww. rozporządzenia w określonym zakresie jest uzasadnione tymi okolicznościami.
Wniosek, o którym mowa wyżej, składa się co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.
