Co do zasady, dowodem źródłowym potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura otrzymana od kontrahenta. Jednak często na przełomie dwóch lat obrotowych, faktury dotyczące kosztów, wpływają do jednostki z opóźnieniem, w następnym roku obrotowym. W praktyce, ewidencja księgowa kosztów dotyczących danego roku obrotowego, wynikających z faktur otrzymanych w następnym roku obrotowym, może odbywać się dwoma sposobami - na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania" lub na podstawie otrzymanej faktury.
Księgując wynikające z faktury koszty w oparciu o dowód PK, odnosi się ich wartość netto w ciężar kosztów działalności operacyjnej roku obrotowego, którego one dotyczą, zapisem po stronie Wn konta 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu". Następnie na podstawie faktury otrzymanej w kolejnym roku obrotowym ujmuje się w księgach łączną kwotę zobowiązania oraz VAT naliczony podlegający odliczeniu.
Z kolei ujmowanie kosztów bezpośrednio na podstawie otrzymanej faktury odbywa się wówczas, gdy wpłynęła ona w terminie umożliwiającym jej ujęcie w ostatnim miesiącu tego roku obrotowego.
W praktyce stosowane są dwa sposoby ewidencji księgowej kosztów wynikających z faktur wystawionych w roku następnym, które przedstawiamy w poniższej tabeli.
| Ewidencja kosztów dotyczących danego roku obrotowego wynikających z faktur (rachunków) otrzymanych w następnym roku obrotowym | ||||||||||||||||||||||||||||
| Sposób I - na podstawie dowodu księgowego "PK - Polecenie księgowania" | Wynikające z faktury koszty w kwocie netto zarachowuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej roku obrotowego, którego koszty te dotyczą, na podstawie dowodu księgowego "PK - Polecenie księgowania", zapisem:
|
|||||||||||||||||||||||||||
| Sposób II - na podstawie otrzymanej faktury | Koszty ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego koszty te dotyczą, na podstawie otrzymanej faktury (jeżeli wpłynęła ona w terminie umożliwiającym jej ujęcie w ostatnim miesiącu tego roku obrotowego), zapisem:
|
|||||||||||||||||||||||||||
Zarówno zaksięgowanie kosztów na podstawie faktury, jak również dowodu PK, a następnie zaksięgowanie faktury w księgach następnego roku, jest zgodne z zasadą memoriału, ponieważ daje możliwość ujęcia kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono.
Księgowanie kosztów w oparciu o te dwa sposoby (PK lub faktura) jest zgodne z zasadą memoriału, bowiem umożliwia ujęcie kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono.
|
Przykład W styczniu 20XX+1 r. jednostka otrzymała fakturę za energię elektryczną na kwotę: 2.500 zł (plus VAT: 575 zł). Fakturę wystawiono w styczniu 20XX+1 r., a dotyczyła ona energii zużytej w grudniu 20XX r. Jednostka ujęła w księgach grudnia 20XX r. koszt zużycia energii elektrycznej, w wartości netto, na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania", natomiast wartość brutto i VAT zaewidencjonowała w księgach stycznia 20XX+1 r., na podstawie otrzymanej faktury. Ewidencję kosztów działalności podstawowej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4. W księgach grudnia 20XX r. jednostka dokonała zapisów: 1. PK - koszt energii elektrycznej zużytej w grudniu 20XX r.: 2.500 zł - Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii", Natomiast w księgach stycznia 20XX+1 r. jednostka dokonała następujących zapisów: 1. FZ - faktura dokumentująca zakup energii elektrycznej: a) wartość brutto faktury: 3.075 zł - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 575 zł - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", |
